Jakie metodyki zarządzania projektami są optymalne dla Twojego projektu?
Przygotuj swój projekt na sukces, wybierając tę, która odpowiada Ci najbardziej. Poznaj kilka popularnych opcji i dobierz odpowiednią dla swojego projektu.
Czym są metodyki zarządzania projektami?
Słownik Merriam-Webster definiuje „metodykę” jako „zbiór metod, zasad i postulatów stosowanych w danej dyscyplinie” lub „określoną procedurę lub zestaw procedur” [1].
W dziedzinie zarządzania projektami byłby to zestaw zasad i procesów, które definiują sposób zarządzania projektem.
Omawiając metodyki zarządzania projektami, prawdopodobnie spotkasz się z różnymi terminami – niektóre z nich są prawdziwymi metodykami, a inne można opisać jako zasady lub filozofie. Na potrzeby tego przewodnika rozważymy różne terminy często określane jako PMM (project management methodologies), nawet jeśli technicznie nie spełniają one definicji.
Metodyki zarządzania projektami - 12 najpopularniejszych
Często jedną z pierwszych decyzji podejmowanych przez project managera jest wybór odpowiedniej metodyki. Ponieważ system pracy ewoluował na przestrzeni lat, podobnie jak metodyki i trendy zarządzania projektami oraz sposoby zarządzania ryzykiem projektowym. Należy pamiętać, że nie ma jednej najlepszej – najlepszą metodyką jest ta (lub jej kombinacja), która najlepiej pasuje do projektu, zespołu i firmy.
Zanim omówimy, jak wybrać odpowiednią metodykę, przyjrzyjmy się tym najczęściej spotykanymi i używanymi w dzisiejszej rzeczywistości biznesowej.
1. Waterfall
Metodyka kaskadowa, po raz pierwszy zaprojektowana przez Winstona W. Royce’a w 1970 roku dla rozwoju oprogramowania, jest tradycyjnym podejściem do zarządzania projektami. W metodyce Waterfall projekt przechodzi przez szereg kroków lub faz. Ogólnie rzecz biorąc, każda faza cyklu życia projektu musi zostać zakończona przed rozpoczęciem następnej.
Etapy metodyki kaskadowej
1. Wymagania: W tej pierwszej fazie będziesz współpracować z interesariuszami, aby jasno zdefiniować zakres projektu i wymagania.
2. Projektowanie: Krytyczna faza projektowania polega na zaplanowaniu, jak będzie wyglądał produkt końcowy i jakie kroki musi podjąć zespół, aby go osiągnąć.
3. Wdrożenie: W tym miejscu całe planowanie zostaje wprowadzone w życie. W przypadku projektów oprogramowania jest to moment, w którym programiści piszą rzeczywisty kod.
4. Weryfikacja: Podczas weryfikacji zespół testuje produkt, aby upewnić się, że spełnia on wymagania określone w pierwszej fazie.
5. Konserwacja: Po zakończeniu projektu zespół programistów reaguje na informacje zwrotne i wprowadza wszelkie niezbędne modyfikacje.
2. Metodyka Agile
Zwinne zarządzanie projektami w metodyce Agile
jest iteracyjne, co oznacza, że jego uczestnicy pracują nad ciągłym ulepszaniem produktu poprzez powracanie lub powtarzanie tak wielu kroków, jak to konieczne. Manifest Agile został stworzony przez kilku liderów branży programistycznej jako sposób na dostosowanie się do szybko zmieniającej się wówczas technologii.
Choć technicznie nie jest to pełna metodyka (jej użycie może nie zapewnić kompleksowego planu zarządzania projektami) Agile oferuje szereg wartości i zasad promujących zwinność i wydajność w procesie rozwoju.
Cztery podstawowe wartości metodyki zarządzania projektami Agile
- Osoby i interakcje ponad procesami i narzędziami: Zarządzanie projektem w oparciu o zwinny zespół, a nie narzędzia, może sprawić, że zespół będzie bardziej elastyczny i zdolny do adaptacji.
- Działające oprogramowanie zamiast obszernej dokumentacji: Solidna dokumentacja związana ze starszymi technikami tworzenia oprogramowania często prowadziła do dużych opóźnień. W Agile nadal będziesz tworzyć dokumentację, ale nacisk zostanie przeniesiony na funkcjonalność.
- Współpraca z klientem nad negocjowaniem umów: Zamiast opracowywania każdego szczegółu projektu na początku, ta metodyka zarządzania projektami utrzymuje zaangażowanie interesariuszy projektu i klientów na każdym etapie wspólnego procesu rozwoju. Jest to szczególnie pomocne, gdy klient ma niejasne lub zmieniające się wymagania.
- Reagowanie na zmiany zamiast podążania za planem: Zamiast planowania całego projektu z wyprzedzeniem, Agile zachęca do krótkich iteracji, które pomagają uczynić zmiany ulepszeniem, a nie wydatkiem.
3. Scrum
Scrum to lekki framework Agile zaprojektowany, aby pomóc samoorganizującym się zespołom rozwijać bardziej złożone projekty. Ramy te obejmują zestaw ról i spotkań skoncentrowanych na wartościach zaangażowania, odwagi, skupienia, otwartości i szacunku.
Aby lepiej zrozumieć metodykę zarządzania projektami Scrum, przyjrzyjmy się niektórym z jego ról i praktyk.
Role i praktyki w Scrum
- Sprint: Krótki (zazwyczaj miesięczny lub krótszy) cykl rozwoju, w którym zespół tworzy użyteczny i możliwy do realizacji przyrost produktu.
- Scrum master: Lider zespołu odpowiedzialny za szkolenie i prowadzenie zespołu w zakresie metody Scrum, organizowanie spotkań i wydarzeń Scrum oraz zapewnianie członkom zespołu wsparcia, którego potrzebują, aby odnieść sukces.
- Dzienny Scrum: 15-minutowe spotkanie odbywające się każdego dnia sprintu, podczas którego zespół planuje pracę na kolejne 24 godziny.
- Rejestr produktu: Priorytetowa lista prac, które należy jeszcze wykonać nad produktem.
- Właściciel produktu: osoba odpowiedzialna za maksymalizację wartości produktu poprzez zarządzanie rejestrem produktu.
- Zespół deweloperski: Osoby odpowiedzialne za faktyczną pracę nad rozwojem projektu.
- Przegląd sprintu: Nieformalna sesja, podczas której zespół deweloperski przedstawia ukończone iteracje interesariuszom w celu uzyskania informacji zwrotnej.
4. Kanban
Kanban to zwinna metodyka zarządzania projektami używana też w Agile. Pomaga wizualizować przepływ pracy w celu poprawy wydajności. Metoda ta została zapoczątkowana w japońskim przemyśle wytwórczym, zanim zyskała popularność w wielu dziedzinach.
W centrum metody Kanban znajduje się tablica Kanban – fizyczne lub cyfrowe narzędzie, które dzieli przepływ pracy na kolumny zorganizowane według etapu rozwoju, takie jak zadania do wykonania, w toku i ukończone. Pomaga to wyeliminować wielozadaniowość, zachęcając zespoły do skupienia się tylko na kilku zadaniach naraz. Ułatwia to również zarówno zespołowi, jak i interesariuszom szybkie sprawdzenie, gdzie zespół znajduje się w procesie rozwoju.
Sześć praktyk w metodyce zarządzania projektami typu Kanban
- Wizualizacja przepływu pracy: Tablica Kanban wizualizuje obciążenie pracą zespołu w sposób, który jest łatwy do zrozumienia i wykonania.
- Ograniczanie pracy w toku: Ograniczenie liczby zadań, nad którymi zespół pracuje w danym momencie, pomaga utrzymać koncentrację.
- Zarządzanie przepływem: Ta metoda przenosi punkt ciężkości z zarządzania ludźmi na zarządzanie płynnym przepływem pracy.
- Jasno określone zasady: Niech będą proste, widoczne i łatwe do zrozumienia.
- Używaj pętli sprzężenia zwrotnego (feedback loops): Regularne weryfikowanie celów projektu pomaga zespołowi reagować na zmiany i wykorzystywać nowe możliwości.
- Ulepszaj wspólnie: Zespoły ze wspólną wizją mogą współpracować w celu osiągnięcia ciągłego doskonalenia. Ewolucje te powinny opierać się na metrykach i eksperymentach.
5. Lean
Metodyka zarządzania projektami Lean koncentruje się na maksymalizacji wartości poprzez redukcję marnotrawstwa i poprawę wydajności. Jest to kolejna metoda wywodząca się z Toyoty, która zyskała popularność daleko poza miejscem swojego „narodzenia”.
Pięć podstawowych zasad metodyki zarządzania projektami typu Lean
Metodyka zarządzania projektami Lean koncentruje się na pięciu zasadach, przedstawionych w książce „Maszyna, która zmieniła świat” (The Machine that Changed the World) i „Lean Thinking”.
- Zrozumienie wartości. Pomyśl o wartości z perspektywy klienta. Za co i jak dużo klient jest skłonny zapłacić?
- Zidentyfikuj strumień wartości. Użyj technik wizualnych, aby zmapować działania wymagane do opracowania i uruchomienia produktu. Użyj tej mapy, aby zidentyfikować obszary marnotrawstwa.
- Stwórz przepływ wartości. Można to osiągnąć, eliminując marnotrawstwo wynikające z nadmiaru zapasów, czasu spędzonego na oczekiwaniu lub wykonywania większej ilości pracy niż jest to konieczne.
- Stosuj podejście „pull”. Dostarczaj wartość na żądanie klienta. Pozwala to skupić się na dostarczaniu tego, czego klient faktycznie chce, jednocześnie eliminując czas spędzony na funkcjach, które mogą nie być pożądane lub potrzebne.
- Ciągłe doskonalenie. Zawsze dąż do perfekcji, regularnie oceniając projekt pod kątem sposobów na zmniejszenie strat i zwiększenie wartości.
6. Metodyka ścieżki krytycznej (Critical Path Method - CPM)
Metodyka ścieżki krytycznej definiuje najdłuższą sekwencję zadań, które muszą zostać wykonane, aby pomyślnie ukończyć projekt. Są to zadania, których opóźnienie może spowodować opóźnienia w całym projekcie. Metoda ta określa również zależności między zadaniami oraz szacowany czas realizacji każdego z nich.
Mapowanie tych elementów może pomóc w ustaleniu ważnych terminów projektu i zdefiniowaniu dokładniejszego harmonogramu projektu.
7. Zarządzanie łańcuchem krytycznym (Critical Chain Management - CCM)
Podczas gdy CPM koncentruje się na czasie, metodyka zarządzania projektami typu CCM przenosi punkt ciężkości na łańcuch dostaw. Metodyka ta służy do wyznaczania ścieżki krytycznej w oparciu o dostępność zasobów.
Zasoby te mogą obejmować ludzi, przestrzeń fizyczną, sprzęt lub inne elementy fizyczne. W przeciwieństwie do mapy CPM, mapa zarządzania projektem łańcucha krytycznego zawiera zaplanowane „bufory” przypominające zespołowi projektowemu, że dany zasób jest niezbędny do ukończenia krytycznego zadania.
8. Metodyka zarządzania projektami typu PRINCE2
PRINCE2 to skrót od Projects in Controlled Environments. Jest to oparta na procesach metodologia zarządzania projektami wykorzystywana do odpowiedzi na pewne podstawowe pytania dotyczące rozwoju produktu:
- Co chcesz osiągnąć?
- Kiedy rozpocząć projekt?
- Co jest potrzebne do ukończenia projektu?
- Czy potrzebujesz pomocy?
- Jak długo to potrwa?
- Ile to będzie kosztować?
Choć metodyka zarządzania projektami PRINCE2 jest wykorzystywana głównie przez rząd brytyjski, znalazła ona zastosowanie w projektach realizowanych w różnych branżach na całym świecie. Metoda ta została zaprojektowana tak, aby była skalowalna i pasowała do różnych projektów.
9. PMBOK
Project Management Body of Knowledge, w skrócie PMBOK, to
nie tyle metodyka zarządzania projektami, co zbiór najlepszych praktyk i
wytycznych opracowanych przez Project Management Institute (PMI).
Przewodnik, regularnie aktualizowany przez PMI (Project Management Institute ), dzieli projekty na następujące etapy, często określane jako cykl życia projektu:
- Wprowadzenie
- Wzrost
- Dojrzałość
- Spadek / Wycofanie
W przypadku dużych firm zarządzających wieloma projektami PMBOK może pomóc w standaryzacji terminologii i praktyk w różnych działach.
10. PRISM
Metodyka zarządzania projektami wykorzystujący zrównoważone metody (The Projects Integrating Sustainable Methods – PRiSM) kładzie nacisk na zrównoważony rozwój środowiska. W szczególności metodyka ta koncentruje się na minimalizowaniu ryzyka ekologicznego i zwiększaniu korzyści, które mogą mieć wpływ na pięć „P” – people, planet, prosperity, process, and products, czyli ludzi, planetę, dobrobyt, proces i produkty.
W przeciwieństwie do innych metodyk, PRiSM przygląda się projektom wykraczającym poza swoje ramy i zakres, aby rozważyć, jaki jest ich wpływ w szerszym kontekście środowiskowym, społecznym etc.
Sześć zasad metodyki zarządzania projektami typu PRiSM
1. Zaangażowanie i odpowiedzialność: Organizacje powinny wziąć odpowiedzialność za czyste środowisko, dobre samopoczucie pracowników i równe szanse.
2. Etyka i podejmowanie decyzji: Wszystkie decyzje powinny uwzględniać krótko- i długoterminowy wpływ zarówno na społeczeństwo, jak i na środowisko.
3. Zintegrowanie i przejrzystość: Projekty powinny promować korzyści finansowe, środowiskowe i społeczne na wszystkich poziomach polityki.
4. Opieranie się na zasadach i wartościach: Projekty powinny wykorzystywać technologię w celu bardziej efektywnego wykorzystania zasobów.
5. Sprawiedliwość społeczna i ekologiczna: Project managerowie powinni oceniać wpływ projektu na wrażliwe populacje lub obszary wrażliwe środowiskowo przy użyciu danych demograficznych.
6. Dobrobyt gospodarczy: Fiskalny plan projektu powinnien równoważyć potrzeby interesariuszy firmy i przyszłych pokoleń.
11. Six Sigma
Six Sigma, proces zarządzania jakością opracowany w firmie Motorola w latach 80-tych, obejmuje zestaw narzędzi i technik eliminujących błędy w rozwoju. Może to pomóc w obniżeniu kosztów i skarg klientów wynikających z błędów.
Metodyka Six Sigma przyjmuje pięciofazowe podejście do poprawy istniejących procesów
- Definiowanie: Analiza problemu biznesowego z perspektywy klienta.
- Pomiar: Pomiar problemu w kategoriach danych i zdefiniowanie metryki wydajności.
- Analiza: Określenie celów ilościowych i ustalenie, czy proces jest wydajny i skuteczny.
- Poprawa: Znajdź sposoby na poprawę realizacji procesu.
- Kontrola: Wdrożenie i utrzymanie rozwiązania
12. Ekstremalne zarządzanie projektami (metodyka zrządzania projektami typu Extreme Project Management- XPM)
Doug DeCarlo, twórca Extreme Project Management (XPM), definiuje je jako „sztukę i naukę ułatwiania i zarządzania przepływem myśli, emocji i interakcji w sposób, który daje wartościowe wyniki w burzliwych i złożonych warunkach”.
To elastyczne podejście pomaga zespołom dostosować się do niewiadomych, które pojawiają się podczas projektu, w tym częstych zmian wymagań i złożonych potrzeb projektu. W przypadku projektów związanych z tworzeniem oprogramowania jest to czasami określane jako programowanie ekstremalne.
Hybrydowe metodyki zarządzani projektami
Tak jak nie ma jednej „najlepszej” metody zarządzania projektem, tak samo nie trzeba ograniczać się do jednej opcji. Kierownicy projektów łączą różne metody, aby opracować nowe podejścia hybrydowe, takie jak Lean Six Sigma lub Scrumban (Scrum i Kanban).
Niektóre pasują do siebie bardziej, inne mniej. Bywa, że projekt jest tak unikatowy, że przy jego realizacji zastosowanie znajdzie jeszcze więcej metodyk. Warto znać i przećwiczyć jak najwięcej z nich, aby móc swobodnie dobierać hybrydowe modele optymalne przy danej inicjatywie.
Jak wybrać metodyki zarządzania projektami?
Najlepsza metodyka zarządzania projektami będzie zależeć od projektu, zespołu, organizacji i narzędzi. Rzućmy okiem na kilka rzeczy, które należy wziąć pod uwagę i pytania, które należy sobie zadać przy ich wyborze.
1. Oceń projekt. Czy projekt ma stałe, czy elastyczne wymagania? Czy gotowy produkt jest dobrze zdefiniowany, czy też zespół przyjmie kreatywne podejście do jego zdefiniowania? Jak złożony jest projekt i ile czasu zajmie jego ukończenie? Jakie zasoby fizyczne są zaangażowane? Czy interesariusze lub klienci będą łatwo dostępni i jak bardzo chcieliby być zaangażowani?
2. Weź pod uwagę swój zespół. Niektóre metody sprawdzają się w przypadku małych, samodzielnie zarządzających zespołów. Inne nadają strukturę większym zespołom wielofunkcyjnym. Weź również pod uwagę, do jakich metod Twój zespół może być już przyzwyczajony. Czy korzyści płynące z wdrożenia nowej metody przewyższyłyby koszty czasowe związane z jej nauczaniem i czy ustalone zostały optymalne sposoby zarządzania energią w projektach.
3. Przyjrzyj się organizacji. Jakie są cele i wartości Twojej firmy? Będziesz chciał wybrać metodykę, która jest zgodna z tymi elementami. Niektóre firmy mogą preferować i stosować określone podejście, do którego będziesz musiał się dostosować.
4. Pomyśl o swoich narzędziach. Niektóre narzędzia do zarządzania projektami są na tyle elastyczne, że mogą współpracować z różnymi metodykami. Inne mogą być bardziej specyficzne dla konkretnego podejścia. Upewnij się, że narzędzia i oprogramowanie do zarządzania projektami, w których jesteś biegły, są dobrze dopasowane do wybranej metodologii.
Zacznij rozwijać swoje umiejętności w project managemencie i dobieraj swobodnie metodyki zarządzania projektami przy Twoich inicjatywach
Uczestnictwo w innowacyjnych Kursach na Uczelni Łazarskiego może być świetnym sposobem na zdobycie umiejętności przydatnych w pracy i zdobycie praktycznego doświadczenia z różnymi metodykami zarządzania projektami. Rozpocznij naukę już dziś:
Źródła artykułów:
Merriam-Webster. „Definition of methodology,
https://www.merriam-webster.com/dictionary/methodology.” Accessed March
29, 2024.
Tekst powstał na bazie materiałów z Coursera