Zarządzanie ryzykiem projektowym to proces, który obejmuje pięć etapów: identyfikację, analizę, ocenę, leczenie i monitorowanie. Ryzyko można ograniczać poprzez jego unikanie, akceptowanie, redukowanie lub przenoszenie.
Czym jest zarządzanie ryzykiem projektowym?
W zarządzaniu projektami ryzyko to każde potencjalne zdarzenie, które może mieć pozytywny lub negatywny wpływ na projekt. Zarządzanie ryzykiem projektowym to proces identyfikacji tych zdarzeń i radzenia sobie z nimi przed ich wystąpieniem lub w ich trakcie. Ryzyko może przybierać różne formy: choroby pracowników, niesprzyjającej pogody, nieoczekiwanych kosztów i opóźnień w transporcie.
Wszystkie projekty wiążą się z nieodłącznym ryzykiem. Zdolność do prowadzenia naszej inicjatywy z uwzględnieniem kluczowych ryzyk jest zatem jedną z najważniejszych umiejętności, jakich oczekuje się od project managerów.
Typy ryzyk projektowych
Ryzyko projektowe może wpływać na czas i zasoby wymagane do ukończenia projektu. Ryzyko może być wewnętrzne (pod kontrolą zespołu projektowego) lub zewnętrzne (poza kontrolą zespołu projektowego). Poniżej dodajemy najczęściej występujące rodzaje ryzyka i ich przykłady:
- ryzyka finansowe, takie jak rosnące koszty, niedokładne prognozy budżetowe, wzrost kosztów pracy i materiałów, niska sprzedaż i wyzwania związane z zabezpieczeniem finansowania,
- ryzyka strategiczne wynikające z błędów w strategii, takich jak wybór metodyki zarządzania projektami, która nie sprawdza się w projekcie, oparcie wysiłków na kulturze firmy, która wymaga aktualizacji, doświadczanie dużej rotacji pracowników lub inwestowanie w technologię, która jest trudna lub droga w użyciu,
- ryzyka związane z wydajnością wynikające z niedotrzymania terminów przez członków zespołu, opóźnień, braku precyzyjnego planu projektu niezdefiniowanych celów i wskaźników KPI, korzystania z niewystarczających lub nieaktualnych badań rynkowych oraz rozszerzenia zakresu – tzw. scope creep (gdy początkowe cele rozszerzają się lub odbiegają od pierwotnych intencji projektu),
- ryzyka zewnętrzne, które występują poza kontrolą zespołu projektowego, takie jak zmieniające się przepisy i regulacje, niestabilność rynku, niekorzystne warunki pogodowe, niedotrzymanie terminów przez dostawców, strajki pracownicze, niepokoje społeczne, wandalizm lub uszkodzenia oraz kwestie związane z łańcuchem dostaw,
- pozytywne ryzyka (szanse) są nieoczekiwane, ale mają pozytywny wpływ na projekt, np. ukończenie zadań wcześniej niż oczekiwano lub poniżej budżetu, przekroczenie pierwotnych celów, zwiększenie wydajności dzięki nowemu narzędziu lub skorzystanie ze zmiany polityki.
Zarządzanie ryzykiem projektowym - metody
Aby móc osiągnąć pomyślne wyniki projektu, kluczowe jest zrozumienie typowych procesów zarządzania ryzykiem projektowym, jak również wiedza na temat strategii ograniczania ryzyka. Proces zarządzania ryzykiem pomoże zaplanować i przewidzieć zagrożenia, a strategie ograniczania ryzyka dadzą narzędzia do radzenia sobie z nimi, jeśli już wystąpią.
Proces zarządzania ryzykiem projektowym to ustrukturyzowany sposób radzenia sobie z zagrożeniami, które mogą wystąpić w projekcie. Chociaż można znaleźć pewne niewielkie różnice, proces zarządzania ryzykiem zasadniczo przebiega zgodnie z krokami wymienionymi poniżej. Proces ten może być stosowany zarówno w przypadku ryzyka pozytywnego, jak i negatywnego.
1. Identyfikacja ryzyk projektowych
Pierwszym krokiem do uchwycenia potencjalnych zagrożeń jest wiedza na ich temat. W tym kroku identyfikujemy poszczególne zagrożenia, które mogą mieć wpływ na Twój projekt, tworząc listę (lub arkusz kalkulacyjny) potencjalnych zagrożeń. Przykłady typowych ryzyk projektowych obejmują wdrożenie nowego narzędzia technologicznego do projektu, posiadanie słabo zdefiniowanego celu projektu lub rezultatu oraz brak odpowiednich środków ochrony zdrowia i bezpieczeństwa członków zespołu projektowego.
Skorzystaj z własnego doświadczenia zawodowego lub w zarządzaniu projektami i przypomnij sobie podobne projekty z przeszłości Twojej, lub Twoich kolegów. Zobaczysz, jakich wyzwań możesz się spodziewać. Warto również poprosić interesariuszy, członków zespołu i ekspertów merytorycznych o wygenerowanie pomysłów; mogą oni mieć wgląd w obszar, który przeoczyliśmy.
2. Analiza potencjalnego wpływu ryzyka projektowego
Na etapie analizy ryzyka projektowego zbadasz prawdopodobieństwo wystąpienia każdego zagrożenia, a także jego potencjalny wpływ na projekt. Możesz zacząć umieszczać tę listę ryzyk w rejestrze ryzyka – wykresie, w którym gromadzisz zagrożenia, a następnie informacje, takie jak poziom priorytetu i plany łagodzenia. Możesz rejestrować zarówno informacje jakościowe, jak i ilościowe.
3. Przypisanie priorytetu do ryzyka projektowego
Na tym etapie należy przypisać priorytet do ryzyka projektowego, wykorzystując prawdopodobieństwo i wpływ każdego zagrożenia w celu określenia jego poziomu. Oznacza to przypisanie każdemu ryzyku wysokiego, średniego lub niskiego priorytetu w oparciu o określone czynniki. Ocena ryzyka daje zespołowi szansę sprawdzenia, gdzie należy skupić swoją energię w celu jego ograniczenia.
4. Ograniczanie ryzyka projektowego
Opracuj plan ograniczenia każdego ryzyka i zapisz te plany w rejestrze ryzyk. Jak optymalnie ograniczać zagrożenia? Istnieją cztery powszechne sposoby ograniczania ryzyka, w tym unikanie go, akceptowanie, zmniejszanie (redukcja) i przenoszenie. Podjęcie decyzji, które podejście zastosować do każdego ryzyka wymaga indywidualnego podejścia. W tym miejscu musimy skorzystać z własnego osądu i wiedzy, aby określić, które z nich jest najlepsze.
- unikanie: nie wszystkich zagrożeń można uniknąć, ale warto to robić, gdy tylko jest to możliwe. Unikaj ryzyka, jeśli istnieje duże prawdopodobieństwo jego wystąpienia. Czy np. Twój podwykonawca zyskał reputację dostawcy dostarczającego niską jakość pracy? Spróbuj znaleźć innego. Planujesz wydarzenie w porze deszczowej? Przenieś wydarzenie do wewnątrz lub na bardziej słoneczną porę roku.
- akceptacja: akceptowanie ryzyka projektowego może mieć sens, jeśli ma ono niskie prawdopodobieństwo wystąpienia i będzie miało niewielki wpływ na projekt. Ostatecznie, jeśli ryzyko wystąpi, nie powinno to wykoleić projektu. Załóżmy, że zamówiłeś aranżacje ze słoneczników na przyjęcie weselne, ale kwiaciarnia mówi, że istnieje niewielka szansa, że nie będą mieli wystarczającej liczby kwiatów i będą musieli zastąpić niektóre z nich tulipanami. Ponieważ prawdopodobieństwo ryzyka jest niskie, a tulipany zamiast słoneczników nie zrujnują wesela, możesz zaakceptować ryzyko, zamiast szukać nowej kwiaciarni.
- redukcja: redukcja ryzyka projektowego oznacza zmianę elementów planu w celu zminimalizowania prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka lub jego potencjalnego wpływu na projekt. Średnie i wysokie ryzyka są „dobrymi kandydatami” właśnie do redukcji. Redukcja wymaga zazwyczaj pewnego wysiłku lub inwestycji. Na przykład, project manager może zatrudnić nowych członków zespołu, jeśli zespół nie nadąża z pracą. Może to również oznaczać włączenie taktyk redukcji ryzyka do planu projektu. Bufory czasowe dla złożonych lub wrażliwych na czas zadań mogą zapewnić pewną elastyczność, jeśli prace zaczną się opóźniać. Posiadanie budżetu awaryjnego może pomóc w absorpcji nieoczekiwanych kosztów, jeśli takie się pojawią.
- przenoszenie: transfer zagrożenia wiąże się z przeniesieniem ciężaru zarządzania ryzykiem projektowym na inną stronę spoza projektu. Może to oznaczać uzyskanie polisy ubezpieczeniowej lub zlecenie części prac stronie trzeciej. Ryzyko może nadal występować, ale bezpośredni wpływ na projekt będzie absorbowany przez kogoś spoza projektu.
5. Monitorowanie ryzyka projektowego
W ostatnim kroku należy skonfigurować proces monitorowania każdego ryzyka wraz z rozpoczęciem projektu. Wyznaczenie członków zespołu do monitorowania określonych zagrożeń i ich łagodzenia zapewnia stałe poczucie, gdzie znajdują się zagrożenia i jak prawdopodobne jest ich wystąpienie, dzięki czemu będziemy gotowi do ich rozwiązania, jeśli się pojawią.
Zarządzanie ryzykiem projektowym jest ważną częścią zarządzania projektami, ponieważ zagrożenia są niemalże nieuniknione w każdym projekcie. Nie martw się – rzadko kiedy udaje się całkowicie je wyeliminować.
Narzędzia służące do zarządzania ryzykiem projektowym
Dowiedz się, jak wygląda zarządzanie ryzykiem w projektowym
Odpowiednio dobrane narzędzia pomagają zapewnić optymalną strukturę pomysłów, rozwiązań i wysiłków zespołu oraz służyć jako punkt odniesienia w całym projekcie. Oto kilka z nich, które warto rozważyć w procesie zarządzania ryzykiem projektowym:
- plan zarządzania ryzykiem projektowym. Jest to dokument, który zawiera wszystkie informacje związane z ryzykiem w projekcie. Może on zawierać streszczenie, rejestr ryzyka, plany ograniczania ryzyka, właścicieli ryzyka i wszelkie inne informacje dotyczące ryzyka. Kierownicy projektów mogą aktualizować dokument w miarę postępów projektu i zmieniających się potrzeb,
- rejestr ryzyk projektowych. Jest to wykres zawierający wszystkie zagrożenia związane z projektem, a także ich poziomy priorytetów, plany łagodzenia i inne ważne szczegóły. Rejestr ryzyk projektowych może być również nazywany matrycą ryzyka. Można znaleźć oprogramowanie do zarządzania projektami, które może pomóc w kompilacji rejestrów ryzyka lub stworzyć własny w arkuszu kalkulacyjnym.
Nawiąż kontakty z innymi kierownikami projektów.
Uczestnictwo w Kursach Uczelni Łazarskiego może być świetnym sposobem na poznanie procesów i strategii ograniczania ryzyka projektowego. Rozpocznij naukę już dziś w Grupie Uczelni Łazarskiego, korzystając z najwyżej ocenianych Kursów:
Project management w marketingu
Zarządzanie zmianą w organizacji
Artykuł powstał na bazie materiałów z Coursery