Odkryj 4 fazy projektu – cztery etapy cyklu życia zarządzania projektami – inicjowanie, planowanie, wykonywanie i zamykanie oraz dowiedz się, gdzie się szkolić i jak rozpocząć stały proces pogłębiania wiedzy w tej dziedzinie.
Fazy projektu - jak wygląda cykl życia zarządzania projektem?
Cykl życia zarządzania projektem to ramy najlepszych praktyk stosowanych krok po kroku w celu prowadzenia projektu od jego początku do końca. Ten proces zarządzania projektami obejmuje zazwyczaj cztery fazy projektu: inicjowanie, planowanie, wykonywanie i zamykanie. Niektóre z nich mogą również obejmować piątą fazę „monitorowania i kontroli” pomiędzy etapami wykonania i zamknięcia.
Celem cyklu życia zarządzania projektami jest zapewnienie kierownikom projektów:
- ustrukturyzowanego sposóbu tworzenia, wykonywania i kończenia projektu,
- wyraźnych faz projektu, kamieni milowych i rezultatów,
- optymalnej komunikacji między interesariuszami,
- modeli zarządzania ryzykiem,
- metod kontroli jakości.
Postępując zgodnie z każdym etapem cyklu życia, zespół projektowy zwiększa szansę na osiągnięcie swoich celów. Jako kierownik projektu musisz dobrze znać ten proces.
Cykl życia zarządzania projektem: 4 fazy projektu
Pierwsza faza projektu to inicjacja (inicjowanie)
Na tym etapie definiujemy projekt, czyli określamy:
- cele, zakres i zasoby projektu,
- intencję, kierunek i zamysł projektu,
- jakie role są potrzebne w zespole,
- czego interesariusze oczekują od projektu.
Jest to kluczowa dla sukcesu faza projektu, ponieważ nadaje zespołowi kierunek. Bez jasności co do tego, co należy osiągnąć i dlaczego, projekt ryzykuje, że nie osiągnie celów końcowych i nie spełni oczekiwań interesariuszy.
Niektóre kroki w fazie inicjacji obejmują:
- komunikowanie się z interesariuszami w celu zrozumienia celu i pożądanych wyników projektu,
- określenie zakresu projektu,
- określenie celów SMART (konkretnych, mierzalnych, osiągalnych, istotnych i określonych w czasie),
- doprecyzowanie zasobów, takich jak budżet i ograniczenia czasowe,
- potwierdzenie wielkości zespołu i wymaganych ról,
- określenie, jak często i którzy interesariusze będą zaangażowani w cały projekt,
- opracowanie planu projektu oraz karty projektu.
Narzędzia i dokumenty wykorzystywane w fazie inicjacji mogą obejmować:
- Plan projektu: Plan projektu definiuje projekt i określa kluczowe daty, wymagania i cele.
- Karta projektu: Jest to ostateczny dokument opisujący projekt i główne szczegóły niezbędne do osiągnięcia jego celów. Może zawierać potencjalne ryzyka, korzyści, ograniczenia i kluczowych interesariuszy.
- Określenie ról i obowiązków członków zespołu projektowego. Np. przy pomocy wykresu RACI
Drugą z 4 faz projektu jest planowanie
W fazie planowania określa się kroki, które należy podjąć, aby faktycznie osiągnąć cele projektu – w tym miejscu odpowiadamy sobie na pytanie „jak ukończyć projekt”.
Ustalone zostaną budżety, harmonogramy i kamienie milowe, a także materiały źródłowe i niezbędne dokumenty. Etap ten obejmuje również obliczanie i przewidywanie ryzyka, wprowadzanie procesów zmian i określanie protokołów komunikacji. Jeśli faza inicjacji polega na zebraniu oddziałów, faza planowania polega na podjęciu decyzji, co z nimi zrobić.
Faza planowania może obejmować następujące kroki:
- określenie kamieni milowych prowadzących do osiągnięcia celu,
- opracowanie harmonogramu zadań i umiejscownienie na nim kamieni milowych, w tym szacunków czasowych i potencjalnych buforów czasowych,
- ustanowienie procesów zmian,
- określenie sposobu i częstotliwości komunikacji z członkami zespołu i interesariuszami,
- tworzenie i podpisywanie dokumentów, takich jak umowy o zachowaniu poufności (NDA) lub zapytania ofertowe (RFP),
- ocena i zarządzanie ryzykiem poprzez utworzenie rejestru ryzyka,
- przeprowadzenie spotkania inauguracyjnego w celu rozpoczęcia projektu,
Narzędzia, których możesz użyć w tej fazie projektu, obejmują:
- wykres Gantta: Poziomy wykres słupkowy, na którym członkowie mogą zobaczyć, jakie zadania należy wykonać w jakiej kolejności i ile czasu zajmie każde z nich,
- rejestr ryzyka: Wykres, który zawiera listę ryzyk związanych z projektem, wraz z ich prawdopodobieństwem, potencjalnym wpływem, poziomem ryzyka i planami łagodzenia.
Trzecią z faz projektu jest wykonywanie i kończenie zadań
Realizacja projektu oznacza wprowadzenie planu w życie i utrzymanie zespołu na właściwym torze. Zasadniczo oznacza to śledzenie i mierzenie postępów, zarządzanie jakością, ograniczanie ryzyka, zarządzanie budżetem i wykorzystywanie danych do podejmowania decyzji.
W tej fazie konkretne kroki mogą obejmować:
- korzystanie z narzędzi takich jak GANTT lub wykresy Burndown do śledzenia postępów w realizacji zadań,
- reagowanie na ryzyko, gdy się pojawi,
- rejestrowanie kosztów,
- motywowanie członków zespołu do wykonywania zadań,
- informowanie interesariuszy o postępach,
- wprowadzanie zmian za pomocą np. wniosków o zmianę,
Niektóre narzędzia, których możesz użyć, obejmują:
- tzw. wnioski o zmianę: Są to dokumenty używane do proponowania zmian w zakresie lub celach projektu,
- wykres Burndown: Ten wykres dzieli zadania na poziomie szczegółowym i wizualizuje ilość pozostałego czasu.
Fazy projektu i jego cykl życia zwieńcza etap końcowy - zamykanie projektów
W fazie zamykania cyklu życia zarządzania projektem zakończysz działania projektowe, przekażesz gotowy produkt lub usługę nowym właścicielom i ocenisz działania, które poszły dobrze, jak również i te, które tak dobrze nie poszły. Będzie to także czas na świętowanie ciężkiej pracy.
Kroki w fazie zamykania mogą obejmować:
- prowadzenie retrospektyw i robienie notatek na temat zmian, które można wdrożyć w przyszłości,
- komunikowanie się z interesariuszami o zakończeniu projektu i dostarczenie raportu wpływu,
- komunikowanie się z nowymi właścicielami projektu,
- tworzenie raportu zamknięcia projektu,
- świętowanie zakończenia projektu i sukcesów,
Narzędzia używane w fazie zamykania obejmują:
- raport wpływu: Raport ten zestawia szereg wskaźników, które pokazują, w jaki sposób projekt wpłynął na zmianę i jest prezentowany interesariuszom,
- raport zamknięcia projektu: Raport zamknięcia projektu zawiera podsumowanie osiągnięć projektu i dostarcza kluczowych wniosków dla przyszłych kierowników projektów.
Jak zapoznać się z cyklem życia projektu oraz jeszcze bardziej zgłębić, na czym polegają fazy projektu?
Bardziej szczegółowe wgłębienie się w cykl życia zarządzania projektami może być świetnym sposobem na szybsze realizacje i sukcesy. Odkrycie, jak działa on w rzeczywistych sytuacjach i zbudowanie podstaw do korzystania z cyklu życia i faz projektu w możliwie najbliższej przyszłości sprawią, że raca projektowa stanie się standardem i dzięki temu nasze inicjatywy zrealizujemy optymalnie pod względem jakości i czasu. Oto trzy sposoby, aby dowiedzieć się więcej:
Czytaj książki o zarządzaniu projektami.
Czytanie książek to niemalże bezkosztowy sposób na uzyskanie wglądu w cykl życia zarządzania projektami i ogólnie w zarządzanie projektami w wolnym czasie.
Nawiąż kontakty z innymi kierownikami projektów.
Angażowanie się w dyskusje z innymi kierownikami projektów pozwala uzyskać informacje z pierwszej ręki na temat tego, jak działa cykl życia projektu oraz, w jaki sposób inni realizują poszczególne fazy projektu. Budując relacje i tworząc społeczność z innymi kierownikami projektów, możesz zadawać pytania, otrzymywać praktyczne wskazówki i potencjalnie obserwować projekty w akcji. Udzielaj się w mediach społecznościowych – np. na Linkedin oraz na tematycznych grupach na Facebooku lub na Discordzie.
Doskonal swoje umiejętności zarządzania projektami dzięki udziałowi w Kursach na Uczelni Łazarskiego
Weź udział w programach i szkoleniach online lub obejrzyj samouczki.
Opanowanie wszystkich etapów cyklu życia zarządzania projektami to ciągły proces, który będzie trwał przez całą karierę. Poznanie formalnych aspektów – narzędzi, kroków i słownictwa używanego w procesie – może przygotować cię na sukces w pierwszych dniach pracy jako kierownik projektu.
Zapoznaj się z naszą propozycją innowacyjnych Kursów na stronie Kursy Uczelni Łazarskiego.
Tekst powstał na bazie materiałów z Coursera
