4 Fazy projektu – jak wygląda cykl życia zarządzania projektem?

Odkryj 4 fazy projektu – cztery etapy cyklu życia zarządzania projektami – inicjowanie, planowanie, wykonywanie i zamykanie oraz dowiedz się, gdzie się szkolić i jak rozpocząć stały proces pogłębiania wiedzy w tej dziedzinie.

Fazy projektu - jak wygląda cykl życia zarządzania projektem?

Cykl życia zarządzania projektem to ramy najlepszych praktyk stosowanych krok po kroku w celu prowadzenia projektu od jego początku do końca. Ten proces zarządzania projektami obejmuje zazwyczaj cztery fazy projektu: inicjowanie, planowanie, wykonywanie i zamykanie. Niektóre z nich mogą również obejmować piątą fazę „monitorowania i kontroli” pomiędzy etapami wykonania i zamknięcia.

Celem cyklu życia zarządzania projektami jest zapewnienie kierownikom projektów:

  • ustrukturyzowanego sposóbu tworzenia, wykonywania i kończenia projektu,
  • wyraźnych faz projektu, kamieni milowych i rezultatów,
  • optymalnej komunikacji między interesariuszami,
  • modeli zarządzania ryzykiem,
  • metod kontroli jakości.


Postępując zgodnie z każdym etapem cyklu życia, zespół projektowy zwiększa szansę na osiągnięcie swoich celów. Jako kierownik projektu musisz dobrze znać ten proces.

Cykl życia zarządzania projektem: 4 fazy projektu

Pierwsza faza projektu to inicjacja (inicjowanie)

Na tym etapie definiujemy projekt, czyli określamy:

  • cele, zakres i zasoby projektu,
  • intencję, kierunek i zamysł projektu,
  • jakie role są potrzebne w zespole,
  • czego interesariusze oczekują od projektu.

Jest to kluczowa dla sukcesu faza projektu, ponieważ nadaje zespołowi kierunek. Bez jasności co do tego, co należy osiągnąć i dlaczego, projekt ryzykuje, że nie osiągnie celów końcowych i nie spełni oczekiwań interesariuszy.

Niektóre kroki w fazie inicjacji obejmują:

  • komunikowanie się z interesariuszami w celu zrozumienia celu i pożądanych wyników projektu,
  • określenie zakresu projektu,
  • określenie celów SMART (konkretnych, mierzalnych, osiągalnych, istotnych i określonych w czasie),
  • doprecyzowanie zasobów, takich jak budżet i ograniczenia czasowe,
  • potwierdzenie wielkości zespołu i wymaganych ról,
  • określenie, jak często i którzy interesariusze będą zaangażowani w cały projekt,
  • opracowanie planu projektu oraz karty projektu.


Narzędzia i dokumenty wykorzystywane w fazie inicjacji mogą obejmować:

  • Plan projektu: Plan projektu definiuje projekt i określa kluczowe daty, wymagania i cele.
  • Karta projektu: Jest to ostateczny dokument opisujący projekt i główne szczegóły niezbędne do osiągnięcia jego celów. Może zawierać potencjalne ryzyka, korzyści, ograniczenia i kluczowych interesariuszy.
  • Określenie ról i obowiązków członków zespołu projektowego. Np. przy pomocy wykresu RACI

Drugą z 4 faz projektu jest planowanie

W fazie planowania określa się kroki, które należy podjąć, aby faktycznie osiągnąć cele projektu – w tym miejscu odpowiadamy sobie na pytanie „jak ukończyć projekt”.

Ustalone zostaną budżety, harmonogramy i kamienie milowe, a także materiały źródłowe i niezbędne dokumenty. Etap ten obejmuje również obliczanie i przewidywanie ryzyka, wprowadzanie procesów zmian i określanie protokołów komunikacji. Jeśli faza inicjacji polega na zebraniu oddziałów, faza planowania polega na podjęciu decyzji, co z nimi zrobić.

Faza planowania może obejmować następujące kroki:

  • określenie kamieni milowych prowadzących do osiągnięcia celu,
  • opracowanie harmonogramu zadań i umiejscownienie na nim kamieni milowych, w tym szacunków czasowych i potencjalnych buforów czasowych,
  • ustanowienie procesów zmian,
  • określenie sposobu i częstotliwości komunikacji z członkami zespołu i interesariuszami,
  • tworzenie i podpisywanie dokumentów, takich jak umowy o zachowaniu poufności (NDA) lub zapytania ofertowe (RFP),
  • ocena i zarządzanie ryzykiem poprzez utworzenie rejestru ryzyka,
  • przeprowadzenie spotkania inauguracyjnego w celu rozpoczęcia projektu,

 

Narzędzia, których możesz użyć w tej fazie projektu, obejmują:

  • wykres Gantta: Poziomy wykres słupkowy, na którym członkowie mogą zobaczyć, jakie zadania należy wykonać w jakiej kolejności i ile czasu zajmie każde z nich,
  • rejestr ryzyka: Wykres, który zawiera listę ryzyk związanych z projektem, wraz z ich prawdopodobieństwem, potencjalnym wpływem, poziomem ryzyka i planami łagodzenia.

Trzecią z faz projektu jest wykonywanie i kończenie zadań

Realizacja projektu oznacza wprowadzenie planu w życie i utrzymanie zespołu na właściwym torze. Zasadniczo oznacza to śledzenie i mierzenie postępów, zarządzanie jakością, ograniczanie ryzyka, zarządzanie budżetem i wykorzystywanie danych do podejmowania decyzji.

W tej fazie konkretne kroki mogą obejmować:

  • korzystanie z narzędzi takich jak GANTT lub wykresy Burndown do śledzenia postępów w realizacji zadań,
  • reagowanie na ryzyko, gdy się pojawi,
  • rejestrowanie kosztów,
  • motywowanie członków zespołu do wykonywania zadań,
  • informowanie interesariuszy o postępach,
  • wprowadzanie zmian za pomocą np. wniosków o zmianę,


Niektóre narzędzia, których możesz użyć, obejmują:

  • tzw. wnioski o zmianę: Są to dokumenty używane do proponowania zmian w zakresie lub celach projektu,
  • wykres Burndown: Ten wykres dzieli zadania na poziomie szczegółowym i wizualizuje ilość pozostałego czasu.

Fazy projektu i jego cykl życia zwieńcza etap końcowy - zamykanie projektów

W fazie zamykania cyklu życia zarządzania projektem zakończysz działania projektowe, przekażesz gotowy produkt lub usługę nowym właścicielom i ocenisz działania, które poszły dobrze, jak również i te, które tak dobrze nie poszły. Będzie to także czas na świętowanie ciężkiej pracy.

Kroki w fazie zamykania mogą obejmować:

  • prowadzenie retrospektyw i robienie notatek na temat zmian, które można wdrożyć w przyszłości,
  • komunikowanie się z interesariuszami o zakończeniu projektu i dostarczenie raportu wpływu,
  • komunikowanie się z nowymi właścicielami projektu,
  • tworzenie raportu zamknięcia projektu,
  • świętowanie zakończenia projektu i sukcesów,


Narzędzia używane w fazie zamykania obejmują:

  • raport wpływu: Raport ten zestawia szereg wskaźników, które pokazują, w jaki sposób projekt wpłynął na zmianę i jest prezentowany interesariuszom,
  • raport zamknięcia projektu: Raport zamknięcia projektu zawiera podsumowanie osiągnięć projektu i dostarcza kluczowych wniosków dla przyszłych kierowników projektów.

Jak zapoznać się z cyklem życia projektu oraz jeszcze bardziej zgłębić, na czym polegają fazy projektu?

Bardziej szczegółowe wgłębienie się w cykl życia zarządzania projektami może być świetnym sposobem na szybsze realizacje i sukcesy. Odkrycie, jak działa on w rzeczywistych sytuacjach i zbudowanie podstaw do korzystania z cyklu życia i faz projektu w możliwie najbliższej przyszłości sprawią, że raca projektowa stanie się standardem i dzięki temu nasze inicjatywy zrealizujemy optymalnie pod względem jakości i czasu. Oto trzy sposoby, aby dowiedzieć się więcej:

Czytaj książki o zarządzaniu projektami.

Czytanie książek to niemalże bezkosztowy sposób na uzyskanie wglądu w cykl życia zarządzania projektami i ogólnie w zarządzanie projektami w wolnym czasie.

Nawiąż kontakty z innymi kierownikami projektów.

Angażowanie się w dyskusje z innymi kierownikami projektów pozwala uzyskać informacje z pierwszej ręki na temat tego, jak działa cykl życia projektu oraz, w jaki sposób inni realizują poszczególne fazy projektu. Budując relacje i tworząc społeczność z innymi kierownikami projektów, możesz zadawać pytania, otrzymywać praktyczne wskazówki i potencjalnie obserwować projekty w akcji. Udzielaj się w mediach społecznościowych – np. na Linkedin  oraz na tematycznych grupach na Facebooku lub na Discordzie.

Doskonal swoje umiejętności zarządzania projektami dzięki udziałowi w Kursach na Uczelni Łazarskiego

Weź udział w programach i szkoleniach online lub obejrzyj samouczki.

Opanowanie wszystkich etapów cyklu życia zarządzania projektami to ciągły proces, który będzie trwał przez całą karierę. Poznanie formalnych aspektów – narzędzi, kroków i słownictwa używanego w procesie – może przygotować cię na sukces w pierwszych dniach pracy jako kierownik projektu.

Zapoznaj się z naszą propozycją innowacyjnych Kursów na stronie Kursy Uczelni Łazarskiego.

Tekst powstał na bazie materiałów z Coursera

Nasze programy

Joanna Knast

Mentorka programów na Lazarski University of Technology

 

Jest psycholożką z wieloletnią praktyką marketingową i szkoleniową w branżach: fintech, e-commerce, fundacjach i agencjach reklamowych. Z pasją rozwija swoje umiejętności biznesowe i psychologiczne dzieląc się zdobywaną wiedzą. Joanna posiada doświadczenie w zakresie zarządzania projektami, współpracy z partnerami, wdrażania strategii marketingowych, automatyzacji marketingu oraz pozyskiwania i aktywacji klientów.

 

W programach szkoleniowych, stara się łączyć najbardziej aktualną wiedzę psychologiczną i biznesową. Szczególny nacisk kładzie na możliwość wykorzystania kompetencji indywidualnych, budowania poczucia sprawczości, zarządzania stresem w pracy, motywacji oraz komunikacji w zespole

Zuzanna Krauzowicz

Starsza Prawniczka w FinTech Poland, specjalizuje się w regulacjach sektora finansowego.

 

Posiada doświadczenie w zakresie regulacji dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, prawa bankowego, usług płatniczych oraz obrotu instrumentów finansowych.

 

Od 5 lat związana z Fundacją Fintech Poland (gdzie odpowiada za prowadzenie projektów na styku technologii i regulacji) oraz z Fundacją Polska Bezgotówkowa.

 

Współautorka publikacji i artykułów dotyczących m.in. RODO, AML, MIFID II, MIFIR, PSD2. Absolwentka prawa WPiA Uniwersytetu Warszawskiego.

Mariusz Truszkowski

Innowator, marzyciel, założyciel Szkoły w Chmurze. Swoim działaniem udowadnia, że system edukacji może działać naprawdę dobrze. Pokazuje, że Szkoła w Chmurze ze swoimi wspierającymi nauczycielami, przemyślanym modelem egzaminowania, platformą, podręcznikami oraz bogatą ofertą warsztatów rozwijających kompetencje jest przykładem edukacji na miarę XXI wieku.

 

Zjeździł spory kawałek świata, odwiedzając rozmaite szkoły oraz społeczności i ich twórców, znajdując dobre praktyki i powtarzające się wzorce działania, uzupełniając to wszystko wiedzą naukową oraz własnym doświadczeniem.

 

Twórca Zielonej oraz Turkusowej Wieży – sieci przedszkoli oraz szkoły.

 

Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych RODO, Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119) informujemy, iż:
 
  1. Administratorem Twoich danych osobowych jest Uczelnia Łazarskiego z siedzibą w Warszawie przy ul. Świeradowskiej 43, 02-662 Warszawa.
  2. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pod adresem – iod@lazarski.edu.pl.
  3. Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu uczestnictwa w wydarzeniu pt.: „Przyszłość pracy: nowoczesne ścieżki kariery” na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b – realizacja oraz podejmowanie działań w celu wykonania umowy oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, uzasadnionego interesu jakim jest zapewnienie kontaktu z uczestnikami, promocja i rozwój nauki, kształtowanie i promowanie kadry naukowej oraz promocja działalności edukacyjnej Administratora. Dane mogą być także przetwarzane w celu realizacji ciążących na Administratorze obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa podatkowego, czasu przedawnienia należności/zobowiązań podatkowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
  4. Twoje dane osobowe mogą być również przetwarzane przez Administratora w celu:
    – prowadzenia działań marketingowych własnych usług edukacyjnych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f,
    – prowadzenia kampanii promocyjnych, reklamowych i innych działań marketingowych związanych z usługami edukacyjnymi Administratora w formie mailingu, jeżeli udzielisz zgody, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO, art. 172 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne oraz ustawy z dnia 16 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  5. Twoje dane osobowe będą przechowywane przez Administratora przez okres niezbędny do realizacji Twojego uczestnictwa lub do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń. W przypadku przetwarzania na potrzeby marketingu produktów własnych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu jego istnienia lub zgłoszenia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą, w przypadku wyrażenia zgody na ich przetwarzanie do czasu odwołania zgody.
  6. Odbiorcami Twoich danych osobowych będą podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa. Dane osobowe mogą zostać przekazane przez nas podmiotom, które obsługują systemy teleinformatyczne Administratora oraz udostępniające narzędzia teleinformatyczne lub świadczące dla Administratora usługi pocztowe, hostingu, chmurowe czy niszczenia dokumentacji.
  7. Twoje dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanym decyzjom, w tym nie będą profilowane.
  8. Posiadasz prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, a w przypadku wyrażenia zgody na ich przetwarzanie prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem).
  9. Masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  10. Posiadasz prawo wniesienia, w dowolnym momencie, sprzeciwu – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania danych osobowych, opartego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
  11. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne do realizacji celów, do jakich zostały zebrane. Niepodanie danych może skutkować niemożliwością uczestnictwa w wydarzeniu.
  12. Twoje dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/ organizacji międzynarodowej, o ile nie będą tego wymagały prawne obowiązki Administratora.
 
Administrator działając na podstawie uzasadnionego interesu jakim jest prowadzenie dokumentacji organizowanych wydarzeń oraz przekazywanie informacji o nich, informuje, że podczas wydarzenia, będą wykonywane, za pośrednictwem wyznaczonej osoby/osób, w jego trakcie zdjęcia. Każdy z uczestników biorąc udział w wydarzeniu akceptuje, że jego wizerunek umieszczony na fotografiach może zostać rozpowszechniony na stronach internetowych należących do Uczelni oraz na fanpage Uczelni na portalu społecznościowym Facebook, Instagram oraz LinkedIn. Uczestnikom wydarzenia przysługuje możliwość odwołania udzielonego zezwolenia.

Agnieszka Bajer

Trenerka Improv, improwizatorka i  wokalistka klasyczna.

 

Jej pasją jest muzyka i improwizacja i z nimi połączyła swoją drogę zawodową.

 

Absolwentka Akademii Muzycznej w Łodzi i Wrocławiu, szkoły Olimpic Improv w Chicago oraz scenariopisarstwa w Warszawskiej Szkole Filmowej.

 

Od 2010 roku współtworzy spektakle improv z grupami: Teatr Ab Ovo, Impro Quartet, Musical Improwizowany oraz Bez Klepki. Współpracuje regularnie z gwiazdami świata kabaretu i estrady. Improwizacja poprowadziła ją w stronę scenariopisarstwa i stworzyła autorski program warsztatów „Impro dla scenarzystów”, które prowadziła w Warszawskiej Szkole Filmowej oraz w StoryLab.Pro.  Poprzez improwizację ćwiczymy akceptację, uważność oraz zwinność w myśleniu. Słynne „Tu i Teraz” przestaje być enigmatyczne i staje się przygodą. 

 

Na codzień śpiewa w chórze Opery Narodowej, gdzie ma okazję poczuć siłę współpracującej ze sobą grupy ludzi. 

Ilona Perużyńska-Zych

Dyrektorka Personalna I Akredytowana Mentorka i Managerka Programów Mentoringowych EMCC Global l Coach ICC I Praktyk Biznesu.

 

Od ponad 15 lat zarządza zespołami, organizacją procesów na wielu poziomach organizacji.

 

Doskonalone zna rynek pracy i jego złożoność. Zwinnie porusza się w obszarze budowania relacji oraz kultury organizacyjnej. W swojej pracy wykorzystuje umiejętności coachingowe i mentoringowe. Jej pasją są Ludzie. Inspiruje ją przyszłość i jej potencjał. Fascynuje ją Reverse mentoring.

Zapisz się na Inaugurację Lazarski University of Technology

Konrad Wawruch

Polski przedsiębiorca technologiczny, twórca przedsięwzięć i inwestor. Założył 7bulls.com, grupę firm dostarczających globalnie innowacje oparte na sztucznej inteligencji i chmurze dla finansów, handlu detalicznego, farmacji, motoryzacji i mediów. Jest odpowiedzialny za nowe przedsięwzięcia oparte na badaniach i rozwoju w grupie 7bulls jako CEO Accelevation, ramienia inwestycyjnego grupy. Poszukuje wyjątkowych startupów Blockchain przez seryjnych przedsiębiorców w True Global Ventures 4 Plus, a następnie przenosi je na wyższy poziom jako partner zarządzający TGV 4 Plus Follow On Fund, we współpracy z innymi renomowanymi VC na późnym etapie rozwoju.

 

Aby usprawnić wprowadzanie innowacji na rynek, doradza VC, PE i akceleratorom, jest członkiem Rady Koalicji na rzecz Polskich Innowacji – międzysektorowej sieci, która wzmacnia powiązania w ramach ekosystemu innowacji poprzez promowanie dobrych praktyk i mądrej legislacji. Zespoły badawczo-rozwojowe, które założył i zorganizował, zatrudniają dziś ponad 2000 pracowników badawczo-rozwojowych, pracujących dla globalnych przedsiębiorstw z Polski.

Krzysztof Piech

Profesor nadzwyczajny (Uczelnia Łazarskiego), dr hab. nauk ekonomicznych (SGH), otrzymywał stypendia naukowe na najlepszych uczelniach w Europie i w Azji. Ewangelista technologii blockchain i bitcoin w Polsce. Dyrektor Centrum Technologii Blockchain przy Uczelni Łazarskiego. Członek Polskiego Towarzystwa Ekonomicznego, British Alumni Society, Polskiego Stowarzyszenia Bitcoin. Były lider biznesowy Strumienia „Blockchain / DLT i Waluty Cyfrowe” – rządowego programu „Od papierowej do cyfrowej Polski”. Ekspert różnych ministerstw, urzędów centralnych oraz regionalnych. Doradca kilku startupów blockchainowych.

Tomasz Klekowski

Praktyk transformacji cyfrowej działający w ramach wielu organizacji, wykładowca studiów MBA i podyplomowych, 15 lat doświadczenia w tworzeniu i zarządzaniu międzynarodowymi zespołami pracującymi w warunkach pracy zdalnej i hybrydowej: Dyrektor ds. Rozwoju Rynku B2B EMEA Intel – 2013-2018, Dyrektor Zarządzający w regionie Europy Środkowo-Wschodniej Intel – 2006 – 2013, Dyrektor Sprzedaży w regionie Europy Środkowo-Wschodniej Intel – 2002-2006. Odpowiedzialny za wdrożenie w biurach Intela w Polsce i Czechach nowej koncepcji organizacji pracy w biurze ‘The Way We Work’ – nastawionej na pracę hybrydową (2012-2013).

 

Twórca warsztatów poświęconych pracy zdalnej realizowanych w ramach: Letniej Akademii Lewiatana, Szkoły Euroliderek, stowarzyszenia HR Generation Next. Absolwent Politechniki Wrocławskiej, wydział Zarządzania i Marketingu oraz INSEAD Executive Programme. Jeden z pierwszych w Polsce promotorów pracy zdalnej.

 

Marlena Wieteska

Obecnie ekspertka od innowacji na Uczelni Łazarskiego oraz na Lazarski University of Technology, wykładowczyni, trenerka i mentorka.

 

W swoich działaniach zawodowych łączy szerokie doświadczenia z pracy w fintechach, w startupach, w agencjach digitalowych, z własnej działalności oraz z pracy na stanowiskach menadżerskich w bankach z wiedzą marketingową, sprzedażową, z zarządzania projektami i zmianą, jak i z wiedzą psychologiczną. 

 

Entuzjastka interdyscyplinarności i eksperymentatorka.

 

Katarzyna Syrówka

Akredytowana mentorka rozwoju talentów, drogi zawodowej oraz budowania poczucia dobrostanu pracowników w EMCC na poziomie Senior Practitioner level® oraz certyfikowany coach Gallupa, facylitatorka modelowania stanowiska pracy wg metodyki Job Crafting, praktyk biznesu z ponad 28-letnim doświadczeniem w zarządzaniu strategicznym, sprzedaży i konsultingu biznesowym, właścicielka marki syrowka.com. Asesorka programów mentoringowych oraz akredytacji dla mentorów w EMCC Global.

 

Autorka corocznego RAPORTU Future, ukazującego trendy rynku pracy i zawodów przyszłości. Strateg i wizjoner (Gallup®) prowadzący organizacje ku przyszłości. Przeprowadza liderów oraz firmy z wczoraj do jutra, w oparciu na ich dobrostan i wspiera poczucie sprawczości.

 

Mentorka rozwoju organizacji opartej na potencjale ludzi.