Wykres Gantta jest kluczowym narzędziem wykorzystywanym w zarządzaniu projektami. Podobnie jak architekt tworzy plan nowego projektu, kierownik projektu tworzy wykresy Gantta, aby nakreślić mapę drogową projektu. Jest to zasadniczo wykres słupkowy, który przedstawia oś czasu projektu, zadania i członków zespołu powiązanych z każdym zadaniem.
Dowiedz się więcej o wykresach Gantta, kiedy i dlaczego ich używać oraz jak je stworzyć w pięciu krokach.
Co to jest wykres Gantta?
Wykres Gantta organizuje zadania i statusy projektu, dzięki czemu osie czasu mogą być wizualizowane na wykresie słupkowym przeznaczonym dla project managerów. Jest to jedno z najpopularniejszych narzędzi do zarządzania projektami.
Na wykresie Gantta każdy poziomy słupek reprezentuje zadanie, a jego długość odpowiada czasowi wymaganemu do jego wykonania. Słupki są ułożone na progresywnej osi czasu, z każdym słupkiem następującym po zakończeniu poprzedniego słupka. Jest to technika zwana również metodą ścieżki krytycznej, w której projekt jest podzielony na zadania, a dla każdego z nich ustalane są elastyczne harmonogramy.
Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Asana, Jira lub Wrike, pomagają użytkownikom efektywnie tworzyć wykresy Gantta. Project managerowie mogą dostosowywać informacje w czasie rzeczywistym, mapować kamienie milowe projektu, wstawiać rezultaty i przypisywać członków zespołu do określonych zadań.
Kto korzysta z wykresów Gantta?
Menedżerowie projektów i produktów używają wykresów Gantta do monitorowania swoich zespołów lub projektów klientów, ale wielu innych specjalistów także czerpie korzyści z ich używania. Oto przykłady wykresów Gantta w praktyce:
- Event plannerzy używają wykresów Gantta do śledzenia wszystkich niezbędnych zadań do wykonania przed wydarzeniem.
- Menedżerowie produktu w firmach technologicznych często używają wykresów Gantta do śledzenia postępów we wprowadzaniu produktów na rynek.
- Zespoły marketingowe używają wykresów Gantta do realizacji celów kampanii
Jak działa wykres Gantta?
Kierownicy projektów używają wykresów Gantta już na etapie planu projektu do określania realistycznych harmonogramów i dotrzymywania terminów zobowiązań. Pomagają one zespołom wizualizować, ile czasu lub zasobów potrzeba do ukończenia projektu. Informują interesariuszy o harmonogramie i wpływie zmian w zakresie projektu na jego wynik.
Na wykresie Gantta czas jest mierzony na osi x, podczas gdy struktura podziału pracy jest przedstawiona na osi y wykresu słupkowego. Nowe zadania można rozpocząć dopiero po zakończeniu poprzedniego zadania.
Jak utworzyć wykres Gantta?
Poniższe pięć kroków pomoże Ci przygotować własny wykres Gantta, który pomoże Ci zarządzać Twoim projektem.
1. Nakreśl zakres projektu.
Przed utworzeniem wykresu Gantta nakreśl zakres projektu. Następnie zbierz kluczowe daty, zasoby i wyniki projektu. Przed przystąpieniem do dalszych działań musisz znać wyniki i ogólny harmonogram.
Zidentyfikuj cele biznesowe, kluczowe rezultaty i zasoby. Weź pod uwagę te elementy:
- Cele
- Uzasadnienie biznesowe
- Kluczowe rezultaty
- Zespół
- Zasoby
- Budżet
- Harmonogram
- Ryzyka
- Cele i kluczowe wyniki (OKR)
- Zatwierdzenia
2. Określ zależności między zadaniami.
Zbadaj i porozmawiaj z interesariuszami, aby określić, które zadania mają najwyższy priorytet. Następnie zdefiniuj relacje między zadaniami, które nazywane są „zależnościami zadań” i określ kolejność, w jakiej zadania powinny być wykonywane.
W tym momencie będziesz już mieć wszystkie elementy potrzebne do nakreślenia wykresu Gantta.
3. Uporządkuj zadania w kolejności chronologicznej.
Mając w ręku zadania i zależności, uporządkuj je w kolejności chronologicznej. Oszacuj czas potrzebny na wykonanie każdego zadania i rozciągnij zadanie na oczekiwany czas na wykresie Gantta. Możesz skonsultować się z interesariuszami, aby pomóc w tym kroku.
4. Przydziel zadania i dostępność.
Następnym krokiem jest omówienie dostępności członków zespołu i opracowanie realistycznego harmonogramu realizacji celów projektu. Przydziel zadania członkom zespołu, którzy pełnią określone role i mogą informować o potencjalnych przeszkodach.
5. Monitoruj swoje postępy.
Wykres Gantta jest żywym dokumentem, który prawdopodobnie trzeba będzie aktualizować przez cały czas trwania projektu. Obowiązkiem kierownika projektu jest monitorowanie postępu zadań i odpowiednie dostosowywanie wykresu Gantta.
Użyj wykresu do śledzenia zasobów i terminów. Monitorowanie postępów utrzymuje przejrzystość i zapewnia terminową realizację zadań. Proces ten zapewnia project managerom możliwość wyciągnięcia cennych wniosków, które pozwolą im odnieść sukces w kolejnym projekcie.
Naucz się zarządzania projektami na Uczelni Łazarskiego
Chcesz rozpocząć karierę jako project manager ? Rozważ zapisanie się na jeden z innowacyjnych Kursów na Uczelni Łazarskiego:
Project management w marketingu
Źródła artykułów: