Ostatnio łapię się na częstym powtarzaniu zwrotów: “szkoda mi energii”, “nie chce mi się przepalać energii” czy też ”wolę dobrze spożytkować swoją energię”. A zaczęło się od wypalenia zawodowego, które rozłożyło mnie na łopatki na kilka miesięcy.
Głównym powodem było właśnie przepalanie energii na mnóstwo rzeczy robionych jednocześnie, bez jakiegokolwiek ukierunkowania, a które nie przynosiły pożądanych efektów. Pracowałam bowiem w startupach, gdzie panowało agile’owe podejście do zarządzania projektami. Niestety agile’owe było rozumiane opacznie – bardziej jako szybkie reagowanie niż zwinne działanie.
Optymalne zarządzanie energią w projektach - czym różni się szybkie reagowanie od zwinnego działania?
I rzeczywiście jeśli popatrzy się na standardową definicję zwinności, to jest to umiejętność szybkiej reakcji i zdolność przystosowania się do nowych warunków w odpowiedzi na ciągłe, nieprzewidywalne zmiany. Czy jednak w zarządzaniu projektami wystarczy akcja – reakcja? Nie. Konieczne jest ukierunkowanie działań poprzez odpowiedni wybór metodyki.
Szybkie reagowanie to działanie najczęściej spontaniczne, które nie uwzględnia odpowiedzi na podstawowe pytania – po co i dlaczego to robimy oraz czy to działanie jest najskuteczniejsze pod kątem czasu – zakresu – kosztów. Niezależnie od metodyki, którą zastosujemy, będzie ona miała na celu nie tylko zadbać o prawidłowe wykorzystanie zasobów do realizacji celów projektu, ale również zadbać o dobrostan osób włączonych w projekt. Dlatego oprócz narzędzi ważne w zespole projektowym jest plan projektu, ustalenie ról, zasad komunikacji i korzystania z doświadczeń.
Jak myśleć o zespole projektowym?
Zwinny zespół projektowy nie polega na tym, że każdy ma swój cel czy też pakiet zadań i działa na swoim poletku. Jest to grupa osób pracująca na celach współzależnych, do czego potrzebna jest współpraca i interdyscyplinarność wypełniająca kompetencje. Częstym błędem w zespołach zwinnych jest stosowanie podejścia nakazowo-rozdzielczego, nie tylko przez lidera zespołu, ale również przez samego sponsora. Takie właśnie podejście powoduje niekiedy przekraczanie kompetencji, niesłuchanie fachowców i dorzucanie balastu w formie zadań i stresu.
Dlatego jedno jest pewne: optymalne zarządanie energią, jasno zdefiniowane zadania, ustalone i egzekwowane normy postępowania wspierają skuteczne działanie zespołowe.
Nie zapominajmy również o istotnej roli lidera w modelowaniu zespołu – to on stwarza warunki dla dobrej współpracy i rozwoju, jak również modeluje zachowania przyjmowane przez członków.
Zarządzanie energią członków zespołu projektowego
Rolą lidera jest dobrze myśleć o członkach zespołu oraz dbać o ich dobrostan. Rezultaty ich pracy będą bowiem zależeć od tego, jak dobrze potrafimy ukierunkować ich działania. Zapewnienie wsparcia, lecz również samodzielności w realizacji zadań wydaje się skuteczne. Dlaczego? Ponieważ daje możliwość realizowania zadania po zadaniu, a nie przełączania się pomiędzy nimi. Dla członków zespołu “chroniczna wielozadaniowość” jest wypalająca, powoduje wydłużenie czasu i spadek efektywności. Jest również wielce prawdopodobne, że przełączenie na chwilę na inne zadanie, spowoduje brak powrotu do czynności pierwotnej.
Jeśli nałożymy na to niską samoocenę danej osoby z nieustannym pędem za sukcesem i unikaniem niepowodzeń to katastrofa murowana – mamy osłabione procesy poznawcze członka zespołu, czy reakcje złości, obwiniania, wrogości.
Zarządzanie energią w projektach - o czym warto pamiętać?
Właśnie przez złączenie tych trzech elementów rozumiem właściwe zarządzanie energią w projektach – dobór narzędzi, wybór zespołu, właściwe dbanie o jego dobrostan przez lidera zespołu.
Jeśli potraktujemy energię jako siłę życiową to warto dbać o jej właściwy poziom. Nie mając możliwości odtwarzania odnawialnej energii dobowej, nieświadomie pobieramy energię urodzeniową, która jest wyczerpywalna i nieodnawialna. Alarm pojawia się wówczas gdy zapożyczamy się zanadto – innymi słowy “przepalamy energię” zbyt długo i zbyt często.
Zatem szanujmy energię zespołów, poszczególnych ludzi i bądźmy eko w zakresie zarządzania energią w projektach i w zespołach.
Dowiedz się, jak optymalnie zarządzać projektami. Dołącz do Kursu Project management w marketingu na Uczelni Łazarskiego!
