Jak przygotować plan projektu w 4 krokach?

Plan projektu zawiera harmonogram, zadania, role i inne kluczowe informacje dotyczące profesjonalnego projektu.

Jak wygląda proces planowania projektu?

Planowanie projektu odnosi się do tego etapu zarządzania
projektem, w którym określa się faktyczne kroki w celu ukończenia projektu.
Obejmuje to określenie harmonogramów, ustalenie budżetu, wyznaczenie kamieni
milowych, ocenę ryzyka oraz określenie zadań i przypisanie ich członkom
zespołu. 

Planowanie projektu jest drugim etapem cyklu życia zarządzania projektem. Pełny cykl obejmuje 4 fazy projektuinicjację, planowanie, wykonanie i zamknięcie.

Czym jest plan projektu?

Plan projektu to dokument, który określa kluczowe informacje dotyczące projektu. Może się on różnić w zależności od organizacji i projektu. Składniki planu projektu zazwyczaj obejmują:

 

  • zakres i cele – plan projektu powinien jasno określać, co projekt ma na celu,
  • harmonogram – określa, kiedy projekt rozpocznie się i zakończy, jak długo potrwają zadania i kiedy powinny zostać osiągnięte kamienie milowe,
  • zadania i kamienie milowe – zadania to elementy pracy, które muszą zostać ukończone w celu osiągnięcia kamieni milowych, a ostatecznie całego projektu. Kamienie milowe są zestawem zadań i definiują koniec fazy projektu. Na przykład, ukończenie prototypu strony internetowej w projekcie przeprojektowania strony internetowej firmy byłoby uważane za kamień milowy,
  • uczestnicy projektu – plan projektu zasadniczo określa role w projekcie i która osoba jest odpowiedzialna za jakie zadanie,
  • dokumentacja – plan projektu może zawierać linki do innych ważnych wykresów i dokumentów, takich jak wykresy RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), karta projektu, budżet lub plan zarządzania ryzykiem, dzięki czemu łatwo jest znaleźć kluczowe informacje.

Plan projektu – wyzwania

Na etapie planowania projektu mogą pojawić się wyzwania, które
mogą spowolnić jego realizację. Znajomość tych wyzwań z wyprzedzeniem może
pomóc w podjęciu działań w celu ich przezwyciężenia. Przeanalizujmy kilka z
nich:

  • niejasne cele i zakres: Gdy cele projektu ulegają ciągłym
    zmianom, a jego zakres stale się poszerza lub zmienia, zespoły projektowe
    prawdopodobnie będą miały trudności z nakreśleniem planu projektu,
  • przerwy w komunikacji i silosy informacyjne: Wszyscy
    członkowie zespołu i interesariusze potrzebują precyzyjnego modelu
    komunikacyjnego do wymiany ważnych informacji w odpowiednim czasie. W ten
    sposób projekty mogą przebiegać płynnie i terminowo,
  • zarządzanie celami interesariuszy: niekiedy pomiędzy interesariuszami projektu występują luki komunikacyjne lub sprzeczne interesy.
    Kwestie te mogą utrudniać planowanie projektu. Można złagodzić to wyzwanie
    poprzez zarządzanie konfliktami i tworzenie rozwiązań korzystnych dla
    wszystkich,
  • alokacja zasobów: Gdy zespół napotyka ograniczenia w alokacji
    zasobów (pracy, sprzętu, pieniędzy, czasu i przestrzeni), planowanie projektu
    staje się trudniejsze, zwłaszcza jeśli niektóre zadania zależą od dostępności
    zasobów. Aby złagodzić to wyzwanie, można przypisać priorytet do określonych
    zasobów i opracować plany awaryjne na wypadek, gdyby niektóre zasoby stały się niewystarczające.

 

Plan projektu – szablon

Szablon może zapewnić kierownikom projektów punkt wyjścia, który mogą dostosować do swoich potrzeb. Wiele z nich jest dostępnych do bezpłatnego pobrania online, jak na przykład szablon planu projektu z Arkuszy Google. Inne szablony wykorzystują Microsoft Word, Google Docs lub Microsoft Excel.

Jak stworzyć plan projektu?

Dokładny plan projektu może wyglądać inaczej w zależności od preferencji kierownika projektu i organizacji. Ogólnie rzecz biorąc, możemy jednak rozpocząć od określenia osi czasu, a następnie przejść do ujednolicenia zadań, kamieni milowych i ról oraz skompilowania innych ważnych dokumentów.

Określ oś czasu

Kamieniem węgielnym planu projektu jest oś czasu lub harmonogram. Oś czasu powinna zawierać datę rozpoczęcia i oczekiwanego zakończenia projektu, czas potrzebny na ukończenie każdego zadania i kamienia milowego oraz oczekiwane daty ukończenia zadań i kamieni milowych.
Kierownicy projektów często zaczynają tworzyć harmonogramy w oparciu o twarde ograniczenia określone przez interesariuszy. Musisz zaprojektować i wyprodukować nową zabawkę przed sezonem świątecznych zakupów? Upewnij się, że Twój harmonogram to odzwierciedla. Pamiętaj, aby porozmawiać z członkami zespołu, aby dowiedzieć się, ile czasu zajmuje zazwyczaj każde zadanie. Możesz także uwzględnić bufory czasowe dla zadań, które wiążą się z pewnym ryzykiem.

Narzędzia, których można użyć na tym etapie to:

  • Wykres Gantta
  • Struktura podziału pracy (WBS)

Opracuj zadania i kamienie milowe

Gdy już wiesz, kiedy zadania, kamienie milowe i cały projekt powinny zostać ukończone, możesz określić, jakie zasoby są potrzebne w danym momencie projektu i którzy członkowie zespołu będą pracować nad każdym zadaniem.
Ćwiczenie to nazywane jest planowaniem wydajności.
Czas ten można również wykorzystać do określenia ścieżki krytycznej projektu. Ścieżka krytyczna to absolutne minimum zadań, które należy wykonać, aby osiągnąć cel projektu.

Ustal role

Na tym etapie plan projektu powinien uwzględniać zadania przydzielone każdemu członkowi zespołu i komunikować się z nimi, aby upewnić się, że są poinformowani i mają odpowiedzi na swoje pytania. Wyjaśnij przydzielone im zadania, oczekiwania projektowe i standardy wydajności. Jasno określ cele projektu, terminy, standardy jakości i wszelkie szczególne wymagania lub ograniczenia związane z ich zadaniami. Odpowiadaj na wszelkie pytania lub wątpliwości, jakie mogą mieć i zapewnij niezbędne zasoby lub wsparcie, aby pomóc im odnieść sukces w ich rolach.
Jeśli stworzyłeś wykres RACI w fazie inicjacji projektu, będzie to dobry moment, aby się do niego odnieść. 

Przygotuj linki i łącza do ważnych dokumentów

Plan projektu często staje się centralnym dokumentem, do którego często się odwołujemy w miarę postępu projektu. Dobrym pomysłem może być dołączenie lub powiązanie dokumentów, które będą przydatne pod ręką. Jeśli plan projektu znajduje się w arkuszu kalkulacyjnym, możesz połączyć się z innymi dokumentami w osobnych zakładkach, aby mieć do nich łatwy dostęp.

  • Ważne dokumenty mogą obejmować
  • Karta projektu
  • Budżet projektu
  • Plan komunikacji
  • Schemat RACI
  • Plan zarządzania ryzykiem
  • Plan zarządzania zmianą

Dlaczego plan projektu jest tak ważny?‎

Planowanie projektu jest ważne, ponieważ pomaga zespołom efektywnie współpracować, identyfikować możliwe problemy i zagrożenia na początku projektu, a także zapobiegać rozszerzaniu zakresu, czyli sytuacji, w której zespoły wykonują więcej pracy, niż jest to konieczne do ukończenia projektu. Bez planu projektu, projekty mogą być opóźnione i wiązać się z dodatkowymi kosztami. 

Pierwsze kroki w zarządzaniu projektami

Stworzenie planu projektu to jeden z kroków do zapewnienia pomyślnej realizacji projektu. Istnieje wiele innych narzędzi i etapów, o których warto wiedzieć, rozpoczynając swój pierwszy projekt.
Aby nauczyć się podstaw zarządzania projektami i zdobyć poświadczenie, rozważ zapisanie się na innowacyjne kursy edukacyjne na Uczelni Łazarskiego:

Project management w marketingu

Zarządzanie zmianą w organizacji

Tekst powstał na bazie materiałów z Coursera

Nasze programy

Joanna Knast

Mentorka programów na Lazarski University of Technology

 

Jest psycholożką z wieloletnią praktyką marketingową i szkoleniową w branżach: fintech, e-commerce, fundacjach i agencjach reklamowych. Z pasją rozwija swoje umiejętności biznesowe i psychologiczne dzieląc się zdobywaną wiedzą. Joanna posiada doświadczenie w zakresie zarządzania projektami, współpracy z partnerami, wdrażania strategii marketingowych, automatyzacji marketingu oraz pozyskiwania i aktywacji klientów.

 

W programach szkoleniowych, stara się łączyć najbardziej aktualną wiedzę psychologiczną i biznesową. Szczególny nacisk kładzie na możliwość wykorzystania kompetencji indywidualnych, budowania poczucia sprawczości, zarządzania stresem w pracy, motywacji oraz komunikacji w zespole

Zuzanna Krauzowicz

Starsza Prawniczka w FinTech Poland, specjalizuje się w regulacjach sektora finansowego.

 

Posiada doświadczenie w zakresie regulacji dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, prawa bankowego, usług płatniczych oraz obrotu instrumentów finansowych.

 

Od 5 lat związana z Fundacją Fintech Poland (gdzie odpowiada za prowadzenie projektów na styku technologii i regulacji) oraz z Fundacją Polska Bezgotówkowa.

 

Współautorka publikacji i artykułów dotyczących m.in. RODO, AML, MIFID II, MIFIR, PSD2. Absolwentka prawa WPiA Uniwersytetu Warszawskiego.

Mariusz Truszkowski

Innowator, marzyciel, założyciel Szkoły w Chmurze. Swoim działaniem udowadnia, że system edukacji może działać naprawdę dobrze. Pokazuje, że Szkoła w Chmurze ze swoimi wspierającymi nauczycielami, przemyślanym modelem egzaminowania, platformą, podręcznikami oraz bogatą ofertą warsztatów rozwijających kompetencje jest przykładem edukacji na miarę XXI wieku.

 

Zjeździł spory kawałek świata, odwiedzając rozmaite szkoły oraz społeczności i ich twórców, znajdując dobre praktyki i powtarzające się wzorce działania, uzupełniając to wszystko wiedzą naukową oraz własnym doświadczeniem.

 

Twórca Zielonej oraz Turkusowej Wieży – sieci przedszkoli oraz szkoły.

 

Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych RODO, Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119) informujemy, iż:
 
  1. Administratorem Twoich danych osobowych jest Uczelnia Łazarskiego z siedzibą w Warszawie przy ul. Świeradowskiej 43, 02-662 Warszawa.
  2. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pod adresem – iod@lazarski.edu.pl.
  3. Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu uczestnictwa w wydarzeniu pt.: „Przyszłość pracy: nowoczesne ścieżki kariery” na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b – realizacja oraz podejmowanie działań w celu wykonania umowy oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, uzasadnionego interesu jakim jest zapewnienie kontaktu z uczestnikami, promocja i rozwój nauki, kształtowanie i promowanie kadry naukowej oraz promocja działalności edukacyjnej Administratora. Dane mogą być także przetwarzane w celu realizacji ciążących na Administratorze obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa podatkowego, czasu przedawnienia należności/zobowiązań podatkowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
  4. Twoje dane osobowe mogą być również przetwarzane przez Administratora w celu:
    – prowadzenia działań marketingowych własnych usług edukacyjnych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f,
    – prowadzenia kampanii promocyjnych, reklamowych i innych działań marketingowych związanych z usługami edukacyjnymi Administratora w formie mailingu, jeżeli udzielisz zgody, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO, art. 172 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne oraz ustawy z dnia 16 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  5. Twoje dane osobowe będą przechowywane przez Administratora przez okres niezbędny do realizacji Twojego uczestnictwa lub do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń. W przypadku przetwarzania na potrzeby marketingu produktów własnych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu jego istnienia lub zgłoszenia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą, w przypadku wyrażenia zgody na ich przetwarzanie do czasu odwołania zgody.
  6. Odbiorcami Twoich danych osobowych będą podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa. Dane osobowe mogą zostać przekazane przez nas podmiotom, które obsługują systemy teleinformatyczne Administratora oraz udostępniające narzędzia teleinformatyczne lub świadczące dla Administratora usługi pocztowe, hostingu, chmurowe czy niszczenia dokumentacji.
  7. Twoje dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanym decyzjom, w tym nie będą profilowane.
  8. Posiadasz prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, a w przypadku wyrażenia zgody na ich przetwarzanie prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem).
  9. Masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  10. Posiadasz prawo wniesienia, w dowolnym momencie, sprzeciwu – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania danych osobowych, opartego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
  11. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne do realizacji celów, do jakich zostały zebrane. Niepodanie danych może skutkować niemożliwością uczestnictwa w wydarzeniu.
  12. Twoje dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/ organizacji międzynarodowej, o ile nie będą tego wymagały prawne obowiązki Administratora.
 
Administrator działając na podstawie uzasadnionego interesu jakim jest prowadzenie dokumentacji organizowanych wydarzeń oraz przekazywanie informacji o nich, informuje, że podczas wydarzenia, będą wykonywane, za pośrednictwem wyznaczonej osoby/osób, w jego trakcie zdjęcia. Każdy z uczestników biorąc udział w wydarzeniu akceptuje, że jego wizerunek umieszczony na fotografiach może zostać rozpowszechniony na stronach internetowych należących do Uczelni oraz na fanpage Uczelni na portalu społecznościowym Facebook, Instagram oraz LinkedIn. Uczestnikom wydarzenia przysługuje możliwość odwołania udzielonego zezwolenia.

Agnieszka Bajer

Trenerka Improv, improwizatorka i  wokalistka klasyczna.

 

Jej pasją jest muzyka i improwizacja i z nimi połączyła swoją drogę zawodową.

 

Absolwentka Akademii Muzycznej w Łodzi i Wrocławiu, szkoły Olimpic Improv w Chicago oraz scenariopisarstwa w Warszawskiej Szkole Filmowej.

 

Od 2010 roku współtworzy spektakle improv z grupami: Teatr Ab Ovo, Impro Quartet, Musical Improwizowany oraz Bez Klepki. Współpracuje regularnie z gwiazdami świata kabaretu i estrady. Improwizacja poprowadziła ją w stronę scenariopisarstwa i stworzyła autorski program warsztatów „Impro dla scenarzystów”, które prowadziła w Warszawskiej Szkole Filmowej oraz w StoryLab.Pro.  Poprzez improwizację ćwiczymy akceptację, uważność oraz zwinność w myśleniu. Słynne „Tu i Teraz” przestaje być enigmatyczne i staje się przygodą. 

 

Na codzień śpiewa w chórze Opery Narodowej, gdzie ma okazję poczuć siłę współpracującej ze sobą grupy ludzi. 

Ilona Perużyńska-Zych

Dyrektorka Personalna I Akredytowana Mentorka i Managerka Programów Mentoringowych EMCC Global l Coach ICC I Praktyk Biznesu.

 

Od ponad 15 lat zarządza zespołami, organizacją procesów na wielu poziomach organizacji.

 

Doskonalone zna rynek pracy i jego złożoność. Zwinnie porusza się w obszarze budowania relacji oraz kultury organizacyjnej. W swojej pracy wykorzystuje umiejętności coachingowe i mentoringowe. Jej pasją są Ludzie. Inspiruje ją przyszłość i jej potencjał. Fascynuje ją Reverse mentoring.

Zapisz się na Inaugurację Lazarski University of Technology

Konrad Wawruch

Polski przedsiębiorca technologiczny, twórca przedsięwzięć i inwestor. Założył 7bulls.com, grupę firm dostarczających globalnie innowacje oparte na sztucznej inteligencji i chmurze dla finansów, handlu detalicznego, farmacji, motoryzacji i mediów. Jest odpowiedzialny za nowe przedsięwzięcia oparte na badaniach i rozwoju w grupie 7bulls jako CEO Accelevation, ramienia inwestycyjnego grupy. Poszukuje wyjątkowych startupów Blockchain przez seryjnych przedsiębiorców w True Global Ventures 4 Plus, a następnie przenosi je na wyższy poziom jako partner zarządzający TGV 4 Plus Follow On Fund, we współpracy z innymi renomowanymi VC na późnym etapie rozwoju.

 

Aby usprawnić wprowadzanie innowacji na rynek, doradza VC, PE i akceleratorom, jest członkiem Rady Koalicji na rzecz Polskich Innowacji – międzysektorowej sieci, która wzmacnia powiązania w ramach ekosystemu innowacji poprzez promowanie dobrych praktyk i mądrej legislacji. Zespoły badawczo-rozwojowe, które założył i zorganizował, zatrudniają dziś ponad 2000 pracowników badawczo-rozwojowych, pracujących dla globalnych przedsiębiorstw z Polski.

Krzysztof Piech

Profesor nadzwyczajny (Uczelnia Łazarskiego), dr hab. nauk ekonomicznych (SGH), otrzymywał stypendia naukowe na najlepszych uczelniach w Europie i w Azji. Ewangelista technologii blockchain i bitcoin w Polsce. Dyrektor Centrum Technologii Blockchain przy Uczelni Łazarskiego. Członek Polskiego Towarzystwa Ekonomicznego, British Alumni Society, Polskiego Stowarzyszenia Bitcoin. Były lider biznesowy Strumienia „Blockchain / DLT i Waluty Cyfrowe” – rządowego programu „Od papierowej do cyfrowej Polski”. Ekspert różnych ministerstw, urzędów centralnych oraz regionalnych. Doradca kilku startupów blockchainowych.

Tomasz Klekowski

Praktyk transformacji cyfrowej działający w ramach wielu organizacji, wykładowca studiów MBA i podyplomowych, 15 lat doświadczenia w tworzeniu i zarządzaniu międzynarodowymi zespołami pracującymi w warunkach pracy zdalnej i hybrydowej: Dyrektor ds. Rozwoju Rynku B2B EMEA Intel – 2013-2018, Dyrektor Zarządzający w regionie Europy Środkowo-Wschodniej Intel – 2006 – 2013, Dyrektor Sprzedaży w regionie Europy Środkowo-Wschodniej Intel – 2002-2006. Odpowiedzialny za wdrożenie w biurach Intela w Polsce i Czechach nowej koncepcji organizacji pracy w biurze ‘The Way We Work’ – nastawionej na pracę hybrydową (2012-2013).

 

Twórca warsztatów poświęconych pracy zdalnej realizowanych w ramach: Letniej Akademii Lewiatana, Szkoły Euroliderek, stowarzyszenia HR Generation Next. Absolwent Politechniki Wrocławskiej, wydział Zarządzania i Marketingu oraz INSEAD Executive Programme. Jeden z pierwszych w Polsce promotorów pracy zdalnej.

 

Marlena Wieteska

Obecnie ekspertka od innowacji na Uczelni Łazarskiego oraz na Lazarski University of Technology, wykładowczyni, trenerka i mentorka.

 

W swoich działaniach zawodowych łączy szerokie doświadczenia z pracy w fintechach, w startupach, w agencjach digitalowych, z własnej działalności oraz z pracy na stanowiskach menadżerskich w bankach z wiedzą marketingową, sprzedażową, z zarządzania projektami i zmianą, jak i z wiedzą psychologiczną. 

 

Entuzjastka interdyscyplinarności i eksperymentatorka.

 

Katarzyna Syrówka

Akredytowana mentorka rozwoju talentów, drogi zawodowej oraz budowania poczucia dobrostanu pracowników w EMCC na poziomie Senior Practitioner level® oraz certyfikowany coach Gallupa, facylitatorka modelowania stanowiska pracy wg metodyki Job Crafting, praktyk biznesu z ponad 28-letnim doświadczeniem w zarządzaniu strategicznym, sprzedaży i konsultingu biznesowym, właścicielka marki syrowka.com. Asesorka programów mentoringowych oraz akredytacji dla mentorów w EMCC Global.

 

Autorka corocznego RAPORTU Future, ukazującego trendy rynku pracy i zawodów przyszłości. Strateg i wizjoner (Gallup®) prowadzący organizacje ku przyszłości. Przeprowadza liderów oraz firmy z wczoraj do jutra, w oparciu na ich dobrostan i wspiera poczucie sprawczości.

 

Mentorka rozwoju organizacji opartej na potencjale ludzi.