Plan projektu zawiera harmonogram, zadania, role i inne kluczowe informacje dotyczące profesjonalnego projektu.
Jak wygląda proces planowania projektu?
Planowanie projektu odnosi się do tego etapu zarządzania
projektem, w którym określa się faktyczne kroki w celu ukończenia projektu.
Obejmuje to określenie harmonogramów, ustalenie budżetu, wyznaczenie kamieni
milowych, ocenę ryzyka oraz określenie zadań i przypisanie ich członkom
zespołu.
Planowanie projektu jest drugim etapem cyklu życia zarządzania projektem. Pełny cykl obejmuje 4 fazy projektu: inicjację, planowanie, wykonanie i zamknięcie.
Czym jest plan projektu?
Plan projektu to dokument, który określa kluczowe informacje dotyczące projektu. Może się on różnić w zależności od organizacji i projektu. Składniki planu projektu zazwyczaj obejmują:
- zakres i cele – plan projektu powinien jasno określać, co projekt ma na celu,
- harmonogram – określa, kiedy projekt rozpocznie się i zakończy, jak długo potrwają zadania i kiedy powinny zostać osiągnięte kamienie milowe,
- zadania i kamienie milowe – zadania to elementy pracy, które muszą zostać ukończone w celu osiągnięcia kamieni milowych, a ostatecznie całego projektu. Kamienie milowe są zestawem zadań i definiują koniec fazy projektu. Na przykład, ukończenie prototypu strony internetowej w projekcie przeprojektowania strony internetowej firmy byłoby uważane za kamień milowy,
- uczestnicy projektu – plan projektu zasadniczo określa role w projekcie i która osoba jest odpowiedzialna za jakie zadanie,
- dokumentacja – plan projektu może zawierać linki do innych ważnych wykresów i dokumentów, takich jak wykresy RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), karta projektu, budżet lub plan zarządzania ryzykiem, dzięki czemu łatwo jest znaleźć kluczowe informacje.
Plan projektu – wyzwania
Na etapie planowania projektu mogą pojawić się wyzwania, które
mogą spowolnić jego realizację. Znajomość tych wyzwań z wyprzedzeniem może
pomóc w podjęciu działań w celu ich przezwyciężenia. Przeanalizujmy kilka z
nich:
- niejasne cele i zakres: Gdy cele projektu ulegają ciągłym
zmianom, a jego zakres stale się poszerza lub zmienia, zespoły projektowe
prawdopodobnie będą miały trudności z nakreśleniem planu projektu, - przerwy w komunikacji i silosy informacyjne: Wszyscy
członkowie zespołu i interesariusze potrzebują precyzyjnego modelu
komunikacyjnego do wymiany ważnych informacji w odpowiednim czasie. W ten
sposób projekty mogą przebiegać płynnie i terminowo, - zarządzanie celami interesariuszy: niekiedy pomiędzy interesariuszami projektu występują luki komunikacyjne lub sprzeczne interesy.
Kwestie te mogą utrudniać planowanie projektu. Można złagodzić to wyzwanie
poprzez zarządzanie konfliktami i tworzenie rozwiązań korzystnych dla
wszystkich, - alokacja zasobów: Gdy zespół napotyka ograniczenia w alokacji
zasobów (pracy, sprzętu, pieniędzy, czasu i przestrzeni), planowanie projektu
staje się trudniejsze, zwłaszcza jeśli niektóre zadania zależą od dostępności
zasobów. Aby złagodzić to wyzwanie, można przypisać priorytet do określonych
zasobów i opracować plany awaryjne na wypadek, gdyby niektóre zasoby stały się niewystarczające.
Plan projektu – szablon
Szablon może zapewnić kierownikom projektów punkt wyjścia, który mogą dostosować do swoich potrzeb. Wiele z nich jest dostępnych do bezpłatnego pobrania online, jak na przykład szablon planu projektu z Arkuszy Google. Inne szablony wykorzystują Microsoft Word, Google Docs lub Microsoft Excel.
Jak stworzyć plan projektu?
Dokładny plan projektu może wyglądać inaczej w zależności od preferencji kierownika projektu i organizacji. Ogólnie rzecz biorąc, możemy jednak rozpocząć od określenia osi czasu, a następnie przejść do ujednolicenia zadań, kamieni milowych i ról oraz skompilowania innych ważnych dokumentów.
Określ oś czasu
Kamieniem węgielnym planu projektu jest oś czasu lub harmonogram. Oś czasu powinna zawierać datę rozpoczęcia i oczekiwanego zakończenia projektu, czas potrzebny na ukończenie każdego zadania i kamienia milowego oraz oczekiwane daty ukończenia zadań i kamieni milowych.
Kierownicy projektów często zaczynają tworzyć harmonogramy w oparciu o twarde ograniczenia określone przez interesariuszy. Musisz zaprojektować i wyprodukować nową zabawkę przed sezonem świątecznych zakupów? Upewnij się, że Twój harmonogram to odzwierciedla. Pamiętaj, aby porozmawiać z członkami zespołu, aby dowiedzieć się, ile czasu zajmuje zazwyczaj każde zadanie. Możesz także uwzględnić bufory czasowe dla zadań, które wiążą się z pewnym ryzykiem.
Narzędzia, których można użyć na tym etapie to:
- Wykres Gantta
- Struktura podziału pracy (WBS)
Opracuj zadania i kamienie milowe
Gdy już wiesz, kiedy zadania, kamienie milowe i cały projekt powinny zostać ukończone, możesz określić, jakie zasoby są potrzebne w danym momencie projektu i którzy członkowie zespołu będą pracować nad każdym zadaniem.
Ćwiczenie to nazywane jest planowaniem wydajności.
Czas ten można również wykorzystać do określenia ścieżki krytycznej projektu. Ścieżka krytyczna to absolutne minimum zadań, które należy wykonać, aby osiągnąć cel projektu.
Ustal role
Na tym etapie plan projektu powinien uwzględniać zadania przydzielone każdemu członkowi zespołu i komunikować się z nimi, aby upewnić się, że są poinformowani i mają odpowiedzi na swoje pytania. Wyjaśnij przydzielone im zadania, oczekiwania projektowe i standardy wydajności. Jasno określ cele projektu, terminy, standardy jakości i wszelkie szczególne wymagania lub ograniczenia związane z ich zadaniami. Odpowiadaj na wszelkie pytania lub wątpliwości, jakie mogą mieć i zapewnij niezbędne zasoby lub wsparcie, aby pomóc im odnieść sukces w ich rolach.
Jeśli stworzyłeś wykres RACI w fazie inicjacji projektu, będzie to dobry moment, aby się do niego odnieść.
Przygotuj linki i łącza do ważnych dokumentów
Plan projektu często staje się centralnym dokumentem, do którego często się odwołujemy w miarę postępu projektu. Dobrym pomysłem może być dołączenie lub powiązanie dokumentów, które będą przydatne pod ręką. Jeśli plan projektu znajduje się w arkuszu kalkulacyjnym, możesz połączyć się z innymi dokumentami w osobnych zakładkach, aby mieć do nich łatwy dostęp.
- Ważne dokumenty mogą obejmować
- Karta projektu
- Budżet projektu
- Plan komunikacji
- Schemat RACI
- Plan zarządzania ryzykiem
- Plan zarządzania zmianą
Dlaczego plan projektu jest tak ważny?
Planowanie projektu jest ważne, ponieważ pomaga zespołom efektywnie współpracować, identyfikować możliwe problemy i zagrożenia na początku projektu, a także zapobiegać rozszerzaniu zakresu, czyli sytuacji, w której zespoły wykonują więcej pracy, niż jest to konieczne do ukończenia projektu. Bez planu projektu, projekty mogą być opóźnione i wiązać się z dodatkowymi kosztami.
Pierwsze kroki w zarządzaniu projektami
Stworzenie planu projektu to jeden z kroków do zapewnienia pomyślnej realizacji projektu. Istnieje wiele innych narzędzi i etapów, o których warto wiedzieć, rozpoczynając swój pierwszy projekt.
Aby nauczyć się podstaw zarządzania projektami i zdobyć poświadczenie, rozważ zapisanie się na innowacyjne kursy edukacyjne na Uczelni Łazarskiego:
Tekst powstał na bazie materiałów z Coursera