Dowiedz się, czym jest struktura podziału pracy WBS, kiedy się jej używa, jakie jej rodzaje istnieją i jak korzystać z tego narzędzia w zarządzaniu projektami.
Czym jest WBS - struktura podziału pracy?
Struktura podziału pracy (WBS – Work Breakdown Structure) to narzędzie do zarządzania projektami, które rozkłada całkowitą pracę wymaganą do dostarczenia produktu, usługi lub projektu na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu komponenty. WBS zapewnia hierarchiczny widok zakresu projektu, przekładając ogólne strategie i cele na konkretne cele, przepływy pracy, fazy projektu i plany działania.
Jaki jest cel WBS, czyli struktury podziału pracy?
W zarządzaniu projektami struktury podziału pracy są wykorzystywane z kilku powodów:
- Identyfikacja zadań projektowych, które tworzą ścieżkę krytyczną projektu
- Zaplanowanie działań, które składają się na linię bazową pomiaru wydajności (PMB)
- Zdefiniowanie rezultatów projektu
- Zaplanowanie zasobów, harmonogramów i priorytetów.
- Uzyskanie jaśniejszego obrazu ryzyka, na jakie może być narażony projekt w miarę jego postępów.
Przyjrzyjmy się WBS dokładniej:
Najwyższy poziom WBS reprezentuje końcowy produkt projektu lub produkt końcowy. Reprezentuje on deklarację zakresu projektu. Niższe poziomy dzielą zakres na bardziej szczegółowe produkty i poszczególne zadania. Wszystkie te podelementy mogą mieć powiązane z nimi szacunki czasu i kosztów. Po połączeniu tworzą one całkowite oszacowanie tego, co jest wymagane, aby zespół projektowy ukończył projekt w określonym zakresie. Umożliwia to planowanie, harmonogramowanie i tworzenie budżetów w oparciu o szczegóły projektu, zamiast polegać na szacunkach wysokiego poziomu.
Struktura podziału pracy pozwala przeanalizować projekt, aby zrozumieć, jak wszystko do siebie pasuje i stworzyć wykres Gannta, który zapewnia wyraźne ukierunkowanie i wymagania dotyczące ścieżki krytycznej.
Kiedy tworzysz WBS, musisz szczegółowo przemyśleć każdą czynność, aby zdefiniować całą pracę niezbędną do jej wykonania. W ten sposób można zidentyfikować zagrożenia, które mogą mieć wpływ na projekt. Możesz wówczas wprowadzić ustrukturyzowane zarządzanie ryzykiem projektowym na bazie odpowiedniego planu ryzyka projektu.
Zidentyfikujesz również zasoby potrzebne do wykonania każdego zadania, co pomoże Ci zaplanować, ile osób potrzebujesz w swoim zespole i kiedy ich potrzebujesz. Pomoże to w zarządzaniu zespołem podczas 4 faz cyklu życia projektu, ponieważ każde zadanie można przypisać członkowi zespołu posiadającemu wymaganą wiedzę specjalistyczną.
- Lepsza komunikacja z członkami zespołu w zakresie zadań.
- Jaśniejsza definicja rezultatów, które muszą zostać wyprodukowane na każdym etapie projektu.
- Dokładniejsze oszacowanie czasu dla każdego zadania, ponieważ można dokładnie zobaczyć, co należy zrobić na każdym etapie projektu.
- Łatwiejsza identyfikacja krytycznych elementów ścieżki, dzięki czemu można podjąć kroki w celu zmniejszenia ryzyka związanego z tymi zadaniami (np. dodać zasoby lub przypisać innego członka zespołu, aby pomógł je ukończyć).
- Łatwiejsze określenie, które zadania powinny być wykonywane przez kogo, ponieważ można zobaczyć, gdzie wiedza specjalistyczna jest najbardziej potrzebna.
Rodzaje WBS
Istnieją różne rodzaje WBS, które można wykorzystać do definiowania rezultatów i planowania zadań:
1. WBS zorientowany na proces
Zorientowany na proces WBS rozkłada pracę na procesy potrzebne do jej wykonania, takie jak wymagania, projektowanie, rozwój i testowanie. Zaletą tego typu struktury podziału pracy jest to, że wyjaśnia ona zadania i przypisuje ich właścicieli. Ułatwia również przypisywanie zasobów i szacowanie czasu, ponieważ można je przypisać na każdym poziomie struktury. WBS zorientowany na proces zapewnia jasne kamienie milowe i dlatego jest często preferowany przez klientów.
Podobnie jak WBS zorientowany na proces, WBS oparty na fazach jest podejściem do zarządzania projektami, które dzieli projekty na fazy, z których każda ma swój własny cel i cechy. Fazy są zwykle podzielone na mniejsze zadania, które są zwykle jeszcze bardziej podzielone na prostsze zadania.
2. Struktura podziału pracy oparta na fazach
Zorientowany na proces WBS rozkłada pracę na procesy potrzebne do jej wykonania, takie jak wymagania, projektowanie, rozwój i testowanie. Zaletą tego typu struktury podziału pracy jest to, że wyjaśnia ona zadania i przypisuje ich właścicieli. Ułatwia również przypisywanie zasobów i szacowanie czasu, ponieważ można je przypisać na każdym poziomie struktury. WBS zorientowany na proces zapewnia jasne kamienie milowe i dlatego jest często preferowany przez klientów.
3. WBS zorientowany na rezultaty
Struktura podziału pracy zorientowana na rezultaty jest hierarchiczną strukturą drzewa projektu i jego komponentów. Rozkłada pracę na namacalne produkty lub usługi, takie jak schemat bazy danych i instrukcje obsługi. Pokazuje związek między rezultatami wysokiego poziomu a pracą do wykonania. WBS oparty na rezultatach organizuje pracę poziomo jako powiązane działania, zapewniając widok całego projektu od początku do końca.
Zaletą tego typu struktury podziału pracy jest to, że daje ona przegląd rezultatów wymaganych dla projektu. Ten typ WBS jest najbardziej doceniany przez zespoły projektowe i kierownictwo.
4. Struktura podziału zasobów
Struktura podziału zasobów (RBS: Resource Breakdown Structure) służy do identyfikacji wszystkich zasobów wymaganych do ukończenia każdego pakietu roboczego w WBS i dla projektu. Można ją opracować, zaczynając od pakietów prac w WBS, następnie zbierając wszystkie zasoby potrzebne do ukończenia każdego pakietu prac, a na koniec organizując je w hierarchiczną strukturę opartą na ich podobieństwie lub specjalizacji.
Celem RBS jest zapewnienie, że wszystkie niezbędne zasoby są dostępne do realizacji projektu i że nie ma konfliktów w ich wykorzystaniu, które mogłyby opóźnić projekt.
5. Struktura podziału ryzyka
Struktura podziału ryzyka (Risk BS: Risk Breakdown Structure) służy do organizowania ryzyka w kategorie i podkategorie w sposób, który pomaga skutecznie nimi zarządzać. Kategorie ryzyka mogą być definiowane według typu, źródła ryzyka lub innych środków uznanych za odpowiednie dla danego projektu.
Kategoria ryzyka może obejmować koszty, harmonogram, jakość lub zakres. Podkategorie ryzyka to bardziej szczegółowe typy ryzyka w ramach każdej kategorii. Na przykład, w ramach ryzyka kosztowego można wyróżnić podkategorie takie jak stawki robocizny, koszty materiałów lub przekroczenie budżetu.
6. Struktura podziału kosztów
Struktura podziału kosztów (CBS: Cost Breakdown Structure) pokazuje szacunkowy koszt każdego elementu projektu. Na przykład, koszt strony internetowej składa się z hostingu, programowania, projektowania i tworzenia treści. CBS ułatwia oszacowanie budżetu projektu i kontrolę kosztów.
7. Struktura podziału organizacyjnego
Struktura podziału organizacyjnego (OBS – Organization Breakdown Structure) pokazuje, w jaki sposób role są przypisywane w organizacji. Na przykład średniej wielkości firma internetowa może mieć dyrektora ds. technologii, dyrektora operacyjnego, dyrektora generalnego i inne role, z których każda ma inne obowiązki.
Jakie są elementy WBS?
Struktura podziału pracy składa się z kilku kluczowych elementów:
Słownik WBS: Dokumentuje każdy komponent wraz z jego definicją, szacowanym nakładem pracy i pomiarami wydajności. Pozwala zdefiniować każdy krok WBS i sposób jego wykonania.
Poziomy WBS: zapewniają kontekst dla każdej części projektu i określają hierarchię zadań i rezultatów.
Rezultaty projektu: są pożądanymi wynikami zadań projektowych. Są one pogrupowane w pakiety robocze.
Pakiety robocze: najniższy poziom w WBS. Reprezentuje on pracę potrzebną do osiągnięcia określonego rezultatu. Pakiety prac opisują działania, które mogą być zaplanowane, zaplanowane i kontrolowane przez jedną osobę. Po zakończeniu powinno być możliwe przekazanie pakietu prac innej osobie.
Pakiety planowania: wykorzystywane jako niezależny horyzont planowania dla jednego lub więcej pakietów prac, które zostaną ukończone w przyszłości. Pomagają podsumować plan projektu na różnych poziomach.
Konta kontrolne: pomagają kontrolować koszty i harmonogramy w projektach o bardzo dużych budżetach lub gdy duża część budżetu, lub czasu trwania dotyczy tylko jednego, lub dwóch głównych produktów. Konta kontrolne działają jak pakiety robocze z pewnymi dodatkowymi wymaganiami. Konta kontrolne są zwykle tworzone dla głównych części projektu, takich jak fazy i kluczowe produkty.
Zadania: pakiety robocze podzielone na mniejsze działania, dzięki czemu mogą być zaplanowane, monitorowane i kontrolowane przez jedną osobę.
Jak stworzyć optymalną strukturę podziału pracy WBS
WBS pomaga wszystkim członkom zespołu projektowego zrozumieć, co należy wykonać, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie, w jaki sposób zadania są ze sobą powiązane, kiedy należy je wykonać i ile będą kosztować. Wykonaj następujące kroki, aby utworzyć optymalną strukturę WBS:
1. Zdefiniuj zakres projektu
Zacznij od określenia ogólnego celu projektu, rezultatów, granic i terminów. Jakie są główne wyniki, które zespół musi osiągnąć, aby ukończyć projekt? Co projekt obejmuje, a co wyklucza?
2. Zbierz krytyczne dokumenty.
Zbierz najważniejsze dokumenty, w tym
- Plan projektu, określający jego realizację, monitorowanie, harmonogram i zasoby.
- Rejestr ryzyka, wyszczególniający potencjalne zagrożenia i strategie ich ograniczania.
- Deklaracja zakresu projektu, określająca cele, rezultaty i granice projektu.
3. Utworzenie hierarchii.
Zorganizowanie projektu w strukturę hierarchiczną, z głównymi rezultatami na najwyższym poziomie.
4. Dekompozycja komponentów projektu.
Podziel każdy rezultat na mniejsze, łatwe w zarządzaniu zadania lub pakiety robocze, które można przypisać i śledzić.
5. Zidentyfikuj kluczowych członków zespołu.
Określ osobę lub zespół, który będzie odpowiedzialny za każde zadanie. Krok ten zapewni odpowiedzialność i pomoże członkom zespołu projektowego skutecznie się komunikować.
6. Utworzenie słownika WBS.
Po dekompozycji należy utworzyć słownik WBS, który dokumentuje kluczowe informacje o projekcie, w tym czas i zasoby potrzebne do wykonania każdego zadania oraz relacje między poszczególnymi zadaniami. Słownik WBS można przedstawić w formie konspektu lub diagramu. Użyj pól dla każdego pakietu roboczego i linii, aby wskazać relacje między nimi.
7. Utwórz harmonogram w formie wykresu Gantta.
Po przejrzeniu i zatwierdzeniu WBS utwórz harmonogram wykresu Gantta. Harmonogram jest jednym z najważniejszych elementów planu zarządzania projektem i będzie wykorzystywany do monitorowania postępów przez cały okres trwania projektu.
Oprogramowanie do zarządzania strukturą podziału pracy WBS
Istnieje wiele darmowych i płatnych programów do zarządzania projektami, które można wykorzystać do tworzenia WBS dla swoich projektów. Przed wyborem oprogramowania należy zapoznać się z różnymi narzędziami i ocenić ich koszt, funkcje oraz łatwość obsługi. Oto kilka popularnych narzędzi oprogramowania WBS, które pomogą Ci zacząć.
EdrawMax
EdrawMax to wszechstronna i wydajna aplikacja do tworzenia diagramów. Obejmuje wszystkie aspekty WBS, w tym schematy blokowe, planowanie pięter i diagramy procesów biznesowych. Najlepiej nadaje się dla osób, które potrzebują bogatego w funkcje narzędzia, które obejmuje szeroką gamę przypadków użycia.
Koszt: zaczyna się od 99 USD / rok.
Lucidchart
Lucidchart to oparte na chmurze narzędzie do współpracy wizualnej, które umożliwia zespołom współpracę nad tym samym diagramem z aktualizacjami w czasie rzeczywistym i czatem na żywo. Lucidchart zapewnia prosty interfejs, który umożliwia tworzenie profesjonalnych diagramów bez wcześniejszego doświadczenia.
Koszt: darmowe
SmartDraw
SmartDraw to narzędzie oparte na przeglądarce. Pomaga rysować schematy blokowe, schematy organizacyjne, mapy myśli, schematy projektów i nie tylko. Jest przydatny do wizualizacji projektów i poszczególnych aspektów projektu.
Koszt: od 9,95 USD / miesiąc.
Visual Paradigm
Visual Paradigm to rozbudowany pakiet oprogramowania, który oferuje wszystko, od planowania projektu po zarządzanie kodem źródłowym i projektowanie przypadków testowych. Aplikacja ta najlepiej nadaje się dla profesjonalnych programistów i menedżerów pracujących nad dużymi projektami korporacyjnymi.
Koszt: od 99 USD za dożywotni dostęp.
MindView
MindView został zaprojektowany specjalnie dla kierowników projektów i profesjonalistów biznesowych, którzy tworzą mapy myśli do planowania projektów, burzy mózgów i wizualnej prezentacji pomysłów. Narzędzia do współpracy Mindview pozwalają członkom zespołu współpracować przy planowaniu projektów.
Koszt: od 15 USD miesięcznie za trzyletnią subskrypcję.
Creately
Creately to aplikacja do tworzenia diagramów online, która ułatwia rysowanie schematów blokowych, schematów organizacyjnych, map myśli i innych diagramów online. Creately oferuje takie funkcje, jak inteligentne pomoce do rysowania, które automatycznie wyrównują kształty podczas rysowania schematów blokowych lub innych diagramów. Aplikacja umożliwia także współpracę z innymi użytkownikami w czasie rzeczywistym podczas wspólnej pracy nad projektem.
Koszt: darmowe
Naucz się tworzyć optymalną strukturę pracy WBS w Grupie Uczelni Łazarskiego
Sprawdź możliwości rozwoju Twoich kompetencji zarządzania projektami na innowacyjnych Kursach na Uczelni Łazarskiego.
Sięgnij po wiedzę, która buduje przyszłość i zapisz się na jeden z poniższych Kursów na Uczelni Łazarskiego:
Project management w marketingu
Zarządzanie zmianą w organizacji
Lub zacznij studia na Uczelni na specjalności na kierunku Zarządzanie:
Tekst powstał na bazie materiałów z Coursery